Demander des lettres d’administration

Lorsqu’une personne décède, il faut s’occuper de ses biens. Idéalement, la personne nommée dans le testament du défunt comme exécuteur testamentaire peut le faire. Mais ce n’est pas toujours possible. Considérez les situations suivantes :

• Le défunt avait un testament et y avait nommé un exécuteur testamentaire. Mais il s’avère que cette personne ne veut pas assumer cette tâche (ou ne peut pas le faire). Dans ce cas, quelqu’un devra peut-être présenter une demande au tribunal pour obtenir des lettres d’administration avec testament annexé.

• Le défunt n’avait pas de testament. (Il n’a donc jamais choisi d’exécuteur testamentaire.) Quelqu’un devra peut-être présenter une demande au tribunal pour obtenir des lettres d’administration sans testament annexé.

• Le défunt avait un testament, mais le tribunal dit qu’il n’est pas valide. (Par exemple, parce que le défunt semble avoir été forcé de le signer.) Quelqu’un devra peut-être présenter une demande au tribunal pour obtenir des lettres d’administration sans testament annexé.

Essentiellement, de la paperasse. Divers documents sont déposés auprès d’un Probate registry (greffe du tribunal d'homologation des testaments). Les greffes sont les gardiens officiels des dossiers de la Cour suprême de la C.-B.

Si tout est en ordre, le tribunal délivre des lettres d’administration. L’administrateur nommé dans ce document a le pouvoir légal de régler la succession du défunt. Cela peut comprendre le paiement des dettes, la vente des biens et la distribution des biens. L’administrateur peut présenter les lettres à toute personne ou organisation qui détient des biens de la succession (comme les banques).

Les personnes qui peuvent présenter une demande de lettres d’administration sont énumérées par la loi selon un ordre de priorité. Vous ne pouvez présenter une demande que si personne au-dessus de vous ne veut s’occuper de cette tâche. L’ordre de priorité dépend du type de demande d’administration présentée.

S’il n’y a pas de testament valide

« Ma meilleure amie Mara est décédée sans avoir sa propre famille ni de frères et sœurs. Elle m’a laissé 60 % de sa succession. Les 40 % restants doivent être partagés entre 10 de ses cousins et cousines, ainsi que ses nièces et neveux adultes. Je veux présenter une demande pour administrer la succession. Les 10 autres bénéficiaires ne veulent pas que je sois l’administratrice — ils veulent que cela reste dans la famille. Mais même si je ne suis qu’une seule bénéficiaire, je détiens la participation majoritaire dans la succession (plus de 50 %). J’ai plus mon mot à dire que les autres. J’ai la priorité comme administratrice. »

– Sophia, Vancouver, C.-B.

La loi établit qui peut présenter une demande de lettres d’administration sans testament annexé. En commençant par le haut de la liste :

• L’époux du défunt ou la personne qu’il désigne. 

• Un enfant adulte du défunt, avec le consentement de la majorité des enfants du défunt.

• Une personne désignée par un enfant du défunt. Cette personne doit avoir le consentement de la majorité des enfants du défunt.

• Un enfant adulte du défunt sans le consentement de la majorité des enfants du défunt.

• S’il n’y a pas d’enfants adultes, tout autre héritier (c’est-à-dire une personne qui a droit à une part de la succession) peut présenter une demande. La priorité revient à l’héritier choisi par consensus par les héritiers qui détiennent la part majoritaire dans la succession. Ensuite, la priorité revient à une personne désignée par ces héritiers. Sinon, tout héritier peut présenter une demande.

• Toute autre personne. Cela peut inclure un ami du défunt ou un professionnel, comme un avocat ou un comptable. Le Public Guardian and Trustee (Curateur public) peut aussi présenter une demande pour administrer la succession si personne d’autre n’est disposé à le faire. 

S’il y a un testament valide, mais que l’exécuteur testamentaire n’agira pas

La loi établit qui peut présenter une demande de lettres d’administration avec testament annexé. Encore une fois, selon l’ordre de priorité :

• Un bénéficiaire désigné dans le testament qui est choisi par consensus par les autres bénéficiaires ayant une part majoritaire dans la succession.  

• Une personne désignée par un bénéficiaire. Elle doit avoir le consentement des bénéficiaires qui ont une part majoritaire dans la succession.

• Un bénéficiaire qui n’a pas le consentement des bénéficiaires ayant une part majoritaire dans la succession.

• Enfin, toute autre personne, y compris le Public Guardian and Trustee (Curateur public), avec consentement.

Si les biens de la succession actifs valent moins de $25,000, vous n’avez habituellement pas à demander des lettres d’administration. C’est aux institutions qui détiennent les actifs de décider si elles vous les transféreront sans ce document. Vérifiez auprès d’elles. 

Les lettres d’administration ne sont pas requises pour les biens qui sont transmis en dehors du testament

Des lettres d’administration ne sont requises que pour les biens de la succession. Tout ce que possédait la personne décédée ne fait pas nécessairement partie de la succession. Certains types de biens sont transmis en dehors du testament. Cela signifie que vous pouvez les transférer à quelqu’un sans lettres d’administration (même si vous aurez quand même besoin d’une copie du certificat de décès). Voici des exemples courants :

• Biens détenus en tenance conjointe. Par exemple, un compte bancaire conjoint ou une maison détenue en tenance conjointe. Il s’agit d’une façon de détenir un bien. Habituellement, lorsqu’un copropriétaire conjoint décède, l’autre ou les autres propriétaires reçoivent automatiquement sa part. 

• Biens avec un bénéficiaire désigné. La personne décédée peut avoir désigné quelqu’un comme « bénéficiaire désigné » d’un bien en particulier. (Cela signifie qu’elle a choisi cette personne pour qu’elle hérite directement du bien — habituellement une somme d’argent.) Par exemple, une police d’assurance-vie ou un régime enregistré d’épargne-retraite.

Beaucoup de couples détiennent tous leurs biens en copropriété ou avec des désignations de bénéficiaire, en partie pour éviter de devoir aller au tribunal pour l’homologation.

Si la personne décédée possédait un terrain 

En tant qu’administrateur, vous devrez transférer le terrain à quelqu’un d’autre (soit en le vendant, soit à un bénéficiaire ou un héritier). Si la personne décédée possédait un terrain autre qu’en tenance conjointe, vous devrez demander des lettres d’administration. Cela est vrai même si la participation de la personne décédée dans le terrain est inférieure au seuil de $25,000. 

Vous devrez signer certains formulaires de demande devant un avocat, un notaire public ou un commissaire à la prestation de affidavits. Tous les greffes du tribunal ont un tel commissaire, et certains groupes communautaires aussi. 

Lorsque vous signez un document devant l’une de ces personnes, cela signifie que vous affirmez sous serment que les renseignements contenus dans le document sont vrais.

Pour déposer la demande d’administration, vous devez payer des frais de dépôt au tribunal de 200 $.

Vous pourriez aussi devoir payer au tribunal des frais d’homologation. Les frais d’homologation sont fondés sur la valeur brute des biens de la succession. (C’est-à-dire la valeur des biens de la succession avant les dettes.)

Les frais sont calculés selon une formule. Pour en savoir plus, consultez ci-dessous l’étape 4 de la demande de lettres d’administration.

Vous pourriez avoir à verser un cautionnement au tribunal

Si vous faites une demande de lettres d’administration, vous pourriez devoir déposer de l’argent au tribunal. C’est ce qu’on appelle un cautionnement. Le cautionnement garantit que vous faites votre travail avec honnêteté et compétence.

Le tribunal pourrait vous dire de payer un cautionnement s’il y a un bénéficiaire ou un héritier qui est :

• un enfant de moins de 19 ans

• un adulte qui est mentalement inapte et qui n’a pas de représentant désigné (c’est une personne responsable des affaires financières de l’adulte, comme un fondé de pouvoir en vertu d’une procuration)

Si c’est exigé, vous devrez payer le cautionnement avant que le tribunal vous délivre les lettres d’administration. Les sociétés de cautionnement peuvent vous demander de payer une prime de cautionnement et d’autres frais. Ceux-ci peuvent être imputés à la succession lorsque vous ferez votre reddition de comptes finale.

Le délai pour que le Probate registry (greffe du tribunal d'homologation des testaments) examine et approuve les demandes d'administration peut varier considérablement. En général, le processus prend de deux à trois mois, mais cela dépend du volume de demandes et des effectifs au Probate registry.

Si votre demande est refusée, le Probate registry (greffe du tribunal d'homologation des testaments) vous indiquera la raison. Vous pourrez ensuite corriger le problème et présenter une nouvelle demande.

« Maman est décédée sans testament. Elle et papa ont divorcé il y a quelque temps et elle n’a jamais trouvé un autre partenaire. Elle avait trois enfants, dont moi. Quand j’ai fait une demande d’administration, je ne savais pas trop si je devais aviser la sœur de ma mère. Mon avocat m’a expliqué que seulement moi et mes frères et sœurs avions droit à la succession selon la loi. Je n’avais donc pas à envoyer d’avis à ma tante. »

– Dion, Pender Island, C.-B.

Vous devez aviser certaines personnes que vous avez l’intention de présenter une demande de lettres d’administration. Pour ce faire, remplissez le formulaire judiciaire P1, avis de demande proposée (offert ici).

Si le défunt a laissé un testament

Avec une copie du testament, postez ou remettez le formulaire P1 rempli à :

• chaque personne nommée dans le testament comme exécuteur testamentaire ou exécuteur testamentaire remplaçant,

• chaque bénéficiaire nommé dans le testament (il n’y a pas de seuil minimal; si une personne recevra ou pourrait recevoir une somme d’argent ou des biens en vertu du testament, vous devez l’aviser),

• l’époux du défunt et ses enfants (car ils ont le droit de contester le testament), et

• chaque personne qui aurait droit à une part de la succession s’il n’y avait pas eu de testament.

Si le défunt n’avait pas de testament

Postez ou remettez le formulaire P1 rempli à :

• chaque personne qui a droit à une part de la succession (ou qui y aurait eu droit si l’époux n’avait pas reçu de part), et

• si le défunt a laissé des dettes, chaque créancier dont la réclamation dépasse 10,000 $.

Pour toutes les demandes

Que le défunt ait laissé un testament ou non, vous devez aussi remettre un avis aux personnes suivantes :

• toute personne qui vous a signifié une citation relativement au défunt (par exemple, une citation vous obligeant à demander l’homologation du testament),

• si le défunt était un citoyen nisga’a, le gouvernement Nisga’a Lisims,

• si le défunt était membre d’une Première Nation visée par un traité, la Première Nation visée par le traité, et

• si l’une des personnes que vous devez aviser est un adulte mentalement inapte, le Public Guardian and Trustee (Curateur public), ainsi que le représentant de l’adulte (comme un fondé de pouvoir en vertu d’une procuration)

• si l’une des personnes que vous devez aviser est un mineur, le ou les tuteurs du mineur, et, dans certaines situations, le Public Guardian and Trustee

Vous devez préparer plusieurs documents. Une demande d’administration typique comprendra les documents suivants :

• Présentation de la demande de subvention successorale, dans le formulaire judiciaire P2. Ce formulaire donne des détails sur votre demande d’administration.

• Affidavit du demandeur, dans le formulaire judiciaire P3, P4 ou P5. Ce formulaire vous identifie et précise votre lien avec le défunt. S’il y a un testament, utilisez le formulaire P3 ou P4. S’il n’y a pas de testament, utilisez le formulaire P5. Si vous utilisez le formulaire P5, vous devez déclarer sous serment que vous avez effectué une recherche diligente du testament. La loi vous oblige à chercher dans tous les endroits où il serait raisonnable de penser qu’un document testamentaire pourrait se trouver.

• Affidavits de remise, dans le formulaire judiciaire P9. Ensemble, ils confirment que l’avis de la demande a été remis à toutes les personnes qui devaient le recevoir.

• Affidavit de l’actif et du passif, dans le formulaire judiciaire P10 ou P11. Ce formulaire énumère tous les biens et passifs du défunt qui vous sont transmis à titre d’administrateur.

• S’il y en a un, la version originale signée du testament, ou, si l’original n’existe pas, une copie du testament. Vous devrez aussi déposer une preuve établissant qu’il s’agit d’une copie du testament valide. Le tribunal peut accepter ou non la copie.

• Deux copies d’un certificat de recherche de testament, ainsi que toute recherche de testament connexe. Vous pouvez les obtenir en effectuant une recherche dans le wills registry (registre des testaments).

D’autres documents peuvent être requis. Par exemple, des formulaires pour traiter des questions liées au testament (s’il y en avait un), pour être dispensé de l’avis, ou lorsqu’un exécuteur testamentaire renonce à sa charge.

Déposez la demande au Probate registry (greffe du tribunal d'homologation des testaments) de la Cour suprême de la C.-B.. Cela doit être fait en personne. Cela ne peut pas être fait par la poste. Pour trouver le Probate registry le plus proche, vous pouvez communiquer avec Enquiry BC en composant le 1-800-663-7867 (sans frais).

Lorsque vous déposez la demande, vous devrez payer des frais de dépôt au tribunal. Les frais sont actuellement de 200 $. Si la succession a une valeur de moins de 25,000 $, vous n’avez pas à payer ces frais.

Une fois la demande examinée, le Probate registry (greffe du tribunal d'homologation des testaments) évaluera les frais d’homologation que vous devez payer. Ceux-ci doivent être payés avant que le tribunal ne vous délivre des lettres d’administration. 

Les frais d’homologation sont fondés sur la valeur brute des biens de la succession de l’actif qui se trouvaient en Colombie-Britannique au moment du décès. Si le défunt résidait habituellement en Colombie-Britannique juste avant son décès, vous devrez aussi payer des frais d’homologation sur les biens incorporels (non physiques) situés à l’extérieur de la province, comme les comptes bancaires ou les placements.

Si la valeur des biens de la succession dépasse 25,000 $, des frais sont payables selon le barème suivant.

Par exemple, si la valeur brute des biens de la succession est de 125,000 $, les frais d’homologation seront de 1,200 $ :

6 $ x 25 (pour chaque tranche de 1,000 $ entre 25,000 $ et 50,000 $) = 150 $

14 $ x 75 (pour chaque tranche de 1,000 $ entre 50,000 $ et 125,000 $) = 1,050 $

= 1,200 $

Ces frais d’homologation s’ajoutent aux frais de dépôt au tribunal de 200 $.

Une fois que les lettres d’administration sont délivrées, vous pouvez poursuivre les étapes restantes de l’administration de la succession.