Reddition de comptes aux bénéficiaires

Que vous soyez exécuteur testamentaire ou administrateur, selon la loi, vous êtes appelé le représentant personnel. L’une de vos responsabilités est d’être prêt en tout temps à rendre des comptes aux bénéficiaires et à toute autre personne ayant un intérêt dans la succession, comme des créanciers impayés.

Cette obligation de rendre des comptes comprend :

• Rendre des comptes régulièrement aux bénéficiaires. Cela ne veut pas dire que vous devez tenir en tout temps un jeu complet de comptes. Mais vous devriez toujours faire le suivi de ce qui entre dans la succession et de ce qui en sort. 

Vous pouvez le faire en prenant des notes dans un journal quotidien. Et bien sûr, gardez et classez tous les reçus et les autres documents pertinents. Cela vous permettra de produire des comptes complets pour les bénéficiaires, au besoin. 

Un jeu de comptes est généralement préparé lorsque le représentant personnel propose une distribution provisoire ou finale. Cependant, c’est une bonne idée de donner de brèves mises à jour aux bénéficiaires tout au long de l’administration, surtout lorsqu’une étape importante a eu lieu (comme la vente d’une maison).

• Répondre aux demandes raisonnables de renseignements. Répondez rapidement et donnez des réponses complètes et exactes. La quantité d’information que vous devez à une personne dépendra de son lien avec la succession. Certaines demandes excessives peuvent ne pas justifier les frais nécessaires pour y répondre.

L’obligation de rendre des comptes est une responsabilité sérieuse. Si vous ne faites pas votre travail correctement, vous pourriez devoir payer de votre poche pour une erreur, un écart ou une transaction non documentée.

« J’agis comme exécuteur testamentaire de la succession de ma mère. Son cousin Eddie doit recevoir un don de 5,000 $ en vertu du testament. Eddie continue de me presser de lui donner chaque petit détail sur ce qui se passe dans la succession. Je vais simplement montrer à Eddie que son don précis sera payé à partir des actifs de ma mère. Si je fais cela, je remplirai mon obligation de lui rendre compte. »

– Jay, Port Moody, C.-B.

Dans ce contexte, comptes informels désigne tout ensemble de comptes que vous préparez pour les bénéficiaires et qui n’est pas présenté au tribunal. 

Il n’y a pas de façon précise dont vous devez présenter vos comptes informels aux bénéficiaires. (Les comptes informels n’ont pas besoin d’être préparés au moyen de la formule judiciaire P40.) Cependant, vos comptes devraient donner un portrait clair et complet de la situation financière et de l’avancement de la succession. En général, un état comptable indique :

• le solde d’ouverture des actifs et des dettes

• un relevé de tout l’argent et des biens que vous avez reçus et versés, y compris les dépenses que vous demandez

• un relevé des actifs encore en votre possession, y compris l’endroit où ils sont détenus et leur valeur

• un rapprochement du solde du compte bancaire de la succession (c’est-à-dire la comparaison des opérations avec les pièces justificatives et le règlement des écarts) 

• tous les honoraires que vous prévoyez demander pour votre travail

Selon l’étape de l’administration, vous devriez aussi inclure la distribution passée et proposée de la succession.

N’oubliez pas que vous préparez les comptes au profit d’autres personnes. Les bénéficiaires devraient pouvoir les comprendre facilement. Soyez clair et précis lorsque vous décrivez chaque opération. Dans une lettre d’accompagnement, vous pourriez :

• résumer les étapes que vous avez suivies pour faire la comptabilité

• expliquer brièvement comment fonctionne l’administration d’une succession

• indiquer certaines des difficultés auxquelles vous avez fait face dans l’administration de la succession

Vous pouvez éviter d’aller au tribunal si tous les bénéficiaires approuvent vos comptes et y consentent par écrit. Si tout est en règle, c’est habituellement la meilleure option pour tout le monde. Aller au tribunal épuise les fonds de la succession et retarde la distribution de la succession. 

Demander aux bénéficiaires d’approuver les comptes

Si vous voulez demander à un bénéficiaire d’approuver vos comptes, vous devrez lui envoyer une reddition de comptes (voir la section ci-dessus sur la préparation de comptes informels). En général, cela se fait lorsque vous êtes prêt à distribuer la succession, bien que cela puisse aussi se faire à d’autres moments. 

Vous devrez aussi faire signer par chaque bénéficiaire un formulaire de consentement et de décharge . Dans ce formulaire, demandez-lui de :

• reconnaître qu’il a reçu une copie des comptes définitifs de la succession. 

• approuver les comptes, y compris les honoraires que vous prévoyez demander pour votre travail.

• Renoncer à la reddition de comptes officielle. (Vous lui demandez d’approuver les comptes au lieu de devoir obtenir l’approbation du tribunal.) 

• vous libérer de toute réclamation juridique concernant votre gestion de la succession.

Voici un modèle de formulaire de consentement et de décharge. Vous pouvez l’utiliser comme point de départ pour rédiger le vôtre. Vous pourriez aussi vouloir écrire une lettre d’accompagnement. Soulignez tout autre fait que vous pensez que le bénéficiaire devrait connaître avant de signer.

Quand vous ne pouvez pas obtenir de consentement

Il arrive parfois qu’un bénéficiaire ne puisse pas ou ne veuille pas vous donner le consentement que vous demandez. Si cela arrive, vous devrez faire approuver vos comptes par le tribunal.

Vous ne pouvez pas obtenir une décharge et un consentement d’un bénéficiaire mineur ni de son tuteur. Vos comptes devront être approuvés par le tribunal.

Chaque représentant personnel a l’obligation de rendre des comptes. Cela peut vouloir dire demander au tribunal d’approuver vos comptes, mais comme il est expliqué ci-dessus, ce n’est pas toujours nécessaire. 

Le processus officiel qui consiste à demander au tribunal d’approuver vos comptes s’appelle la reddition de comptes. Cette étape est nécessaire lorsqu’un bénéficiaire ne peut pas ou ne veut pas approuver vos comptes. Voici quelques situations courantes où cela peut arriver :

• Un bénéficiaire n’est pas d’accord avec la façon dont vous avez administré la succession et vous n’avez pas réussi à régler la question de façon informelle. 

• Il y a un bénéficiaire que vous n’avez pas réussi à retrouver.

• Certains bénéficiaires sont des mineurs. Un tuteur ne peut pas approuver les comptes au nom d’un enfant mineur, et le Public Guardian and Trustee (Curateur public) ne le peut pas non plus. Vous pourriez être en mesure d’obtenir une reddition de comptes sommaire devant le tribunal, sans devoir être renvoyé au registraire, si tous les bénéficiaires adultes acceptent les comptes et que le tribunal en est convaincu.

Si vous présentez une reddition de comptes devant le tribunal, vous devez le faire dans les deux ans suivant la réception de l’homologation du testament ou des lettres d’administration.

Ci-dessous, dans la section sur la reddition de comptes, nous vous expliquons les étapes pertinentes.

Lorsqu’une autre personne prend les décisions, un bénéficiaire peut avoir l’impression que son argent ne lui appartient plus. À titre de représentant personnel, établir une relation fondée sur la confiance et la transparence facilitera votre travail. Les bénéficiaires sont plus satisfaits lorsqu’ils savent ce qui se passe. Et ils seront moins portés à remettre vos décisions en question.

Voici certaines choses que vous pouvez faire pour aider à éviter les différends et les procédures judiciaires plus tard :

• Communiquez tôt et souvent. La plupart des différends sont le résultat d’une mauvaise communication. Visez une transparence totale. Expliquez vos actions dans le contexte des règles d’administration de la succession. De plus, informez les bénéficiaires lorsque des décisions très importantes ont été prises. 

• Dès le départ, établissez les attentes quant à la façon dont les différends seront réglés. Cela peut aller de simples arrangements à des mécanismes officiels.

• Assurez-vous que les comptes sont complets et faciles à comprendre. Décrivez clairement à quoi correspond chaque dépôt et retrait. Par exemple, un bénéficiaire risque de remettre en question une grosse dépense qui est simplement indiquée comme un « coût ». 

• Regroupez tous les fonds de la succession dans un seul compte bancaire. Cela facilitera le suivi des dépôts et des retraits. Assurez-vous de ne pas mélanger votre argent personnel avec celui de la succession.

• Tenez des registres appropriés. Conservez les reçus de toutes les dépenses et classez soigneusement les relevés bancaires. Si vous prévoyez facturer des honoraires pour votre travail, prenez des notes détaillées. Décrivez chaque tâche, le temps consacré, tout problème inhabituel et les résultats obtenus. 

• S’il y a un testament, suivez ses instructions. Les bénéficiaires remettront en question les décisions qui ne peuvent pas raisonnablement être rattachées au testament. Par exemple, un débours aléatoire ou une préférence inexpliquée envers un bénéficiaire soulèvera probablement des préoccupations. 

• Gardez vos coûts raisonnables. Vous avez l’obligation de protéger les biens de la succession. Cela comprend la gestion prudente de l’argent de la succession. Les dépenses ne devraient pas être disproportionnées par rapport à la taille et à la complexité de la succession. 

« Quand j’ai reçu la reddition de comptes successorale de mon frère, il y avait tellement de signaux d’alarme. Il a nolisé un hélicoptère pour visiter la propriété de placement de maman à Whistler. Cela m’a tout simplement semblé ridicule ! Et il a payé son ami comptable 25K $. Ça n’a aucun sens. La succession de maman est simple — seulement la propriété et un peu d’argent à la banque. Il n’est pas question que j’approuve ces comptes ! »

– Cecelia, Vancouver, C.-B.

Le processus officiel qui consiste à demander au tribunal d’approuver les comptes s’appelle la reddition de comptes. (Comme il est expliqué ci-dessus, vous pouvez éviter d’aller au tribunal si tous les bénéficiaires approuvent vos comptes et y consentent par écrit.)

Si vous devez faire une reddition de comptes, envisagez de parler à un avocat. Obtenir des conseils juridiques sera important si la succession est importante ou complexe, ou s’il y a des questions très litigieuses en jeu. Un avocat peut vous guider tout au long du processus judiciaire. Il peut aussi aider à définir les points en litige. Cela vous permettra de mieux répondre aux préoccupations des bénéficiaires.

Vous ou un bénéficiaire pouvez lancer le processus pour faire approuver les comptes. Si vous vous en chargez, commencez par déposer un avis de demande dans la formule 32 auprès du Probate registry (greffe du tribunal d'homologation des testaments), dans le dossier d’homologation existant. Vous devriez demander que les comptes soient approuvés devant le registraire et que le registraire examine les comptes et détermine les honoraires de l’exécuteur testamentaire. S’il y a d’autres bénéficiaires, demandez au registraire de donner des directives concernant la signification à leur intention.

En tant que représentant personnel, votre demande doit être appuyée par deux documents :

• affidavit à l’appui de la demande d’approbation des comptes dans la formule d’homologation P38, et

• affidavit de relevé de compte dans la formule d’homologation P40.

Vous devez donner avis de la demande à toutes les personnes qui pourraient être touchées par les ordonnances que vous demandez. Joignez des copies des formules remplies lorsque vous envoyez l’avis. Notez que ces formules devront être assermentées ou faire l’objet d’une affirmation solennelle.

Vous devez présenter vos comptes officiels dans le formulaire d’homologation P40. Le formulaire fait référence à deux dates :

• La date de début est habituellement la date du décès. Si la succession a déjà déposé des comptes auprès du tribunal, c’est le dernier jour couvert par les comptes les plus récents.

• La date de prise d’effet est le dernier jour couvert par l’état des comptes.

Le formulaire vous demande de décrire :

• l’actif et le passif à la date de début et à la date de prise d’effet

• les opérations de revenu et de capital

• toutes les distributions faites et prévues à même la succession

• les détails de tout paiement que vous (ou tout autre représentant personnel) prévoyez demander

Vous devez inclure tout autre détail ou renseignement que le tribunal peut exiger ou que vous jugez pertinent.

Le lieu et la procédure pour la reddition de comptes varieront selon les questions en jeu. Par exemple, les comptes peuvent être approuvés de façon sommaire. Cela signifie que vous pouvez présenter une preuve écrite au lieu de vous présenter au tribunal. C’est généralement ainsi que les comptes sont approuvés s’il y a un bénéficiaire mineur (et que tout le monde y consent).

Si un examen plus approfondi est nécessaire, le tribunal peut renvoyer l’affaire à un registraire. Voici de l’information sur le processus. Si cela se produit, vous devrez présenter vos comptes devant le registraire. Vous serez appelé à témoigner. Le bénéficiaire (ou son avocat) peut vous contre-interroger. D’autres témoins peuvent être appelés. Dans les affaires complexes ou très contestées, le tribunal peut rendre l’ordonnance finale.

Si vos comptes sont en règle et que tous les différends ont été réglés, le tribunal rendra une ordonnance approuvant vos comptes. L’ordonnance confirme que vous avez correctement rempli vos fonctions de représentant personnel.

La reddition de vos comptes vous rapproche d’une étape de plus du moment où vous pourrez distribuer le reste de la succession. Avant de le faire, assurez-vous d’avoir payé toutes les dettes, dépenses et taxes. Toutes les réclamations contre la succession devraient aussi avoir été réglées.

En tant que représentant personnel, une partie de votre rôle consiste à faire le suivi de l’argent de la succession et à l’expliquer aux bénéficiaires. Ils ont le droit de savoir ce qui entre dans la succession et ce qui en sort, et vous avez l’obligation légale d’être prêt à en rendre compte.

Aucune règle ne dit que vous devez remettre les comptes dès qu’un bénéficiaire le demande. Mais vous ne pouvez pas repousser cela indéfiniment. Tenez des dossiers clairs et bien organisés dès le départ, répondez aux demandes raisonnables et soyez prêt à rendre des comptes dans un délai raisonnable.

La loi prévoit toutefois un délai clair. En vertu de cet article du Trustee Act (Loi sur les fiduciaires), vous devez faire approuver officiellement vos comptes — les faire examiner et approuver par la Cour suprême de la C.-B. — dans les deux ans suivant l’homologation du testament ou l’obtention des lettres d’administration. Ce délai de deux ans court à partir de la date de la délivrance, et non de la date du décès.

Vous pouvez éviter l’examen par le tribunal de deux façons :

• Obtenez l’approbation écrite de tous. Si tous les bénéficiaires approuvent vos comptes et donnent leur consentement par écrit, vous n’avez pas besoin d’aller au tribunal. C’est la façon habituelle de procéder — la plupart des successions sont réglées ainsi.

• Obtenez une ordonnance du tribunal modifiant l’échéance. Un juge peut modifier le délai s’il y a une bonne raison.

En pratique, retenez ceci : tenez de bons dossiers du début à la fin, préparez une reddition de comptes claire lorsque vous terminez le règlement de la succession, et obtenez soit l’approbation écrite des bénéficiaires, soit l’approbation de vos comptes par le tribunal dans les deux ans suivant la délivrance.

Vos comptes n’ont pas besoin d’être parfaits. Mais ils doivent être complets et exacts selon la norme d’une personne faisant preuve d’une diligence ordinaire. Le tribunal peut refuser d’approuver vos comptes s’il conclut qu’ils sont insuffisants. Il peut aussi rendre toute ordonnance ou donner toute directive qu’il estime appropriée.

Si vos comptes contiennent des écarts inexpliqués ou présentent d’autres lacunes, vous pourriez être tenu de les refaire. On peut vous ordonner de les faire approuver à une date ultérieure, ou le tribunal peut simplement refuser que certaines des dépenses que vous avez réclamées soient payées à même la succession. 

Un représentant personnel peut aussi être tenu de verser des dommages-intérêts ou une indemnisation aux bénéficiaires (par exemple, lorsque le représentant personnel a pris à tort de l’argent de la succession pour lui-même). En cas d’inconduite délibérée ou d’erreurs plus graves, le tribunal pourrait remplacer le représentant personnel, bien qu’il s’agisse généralement d’une demande distincte.

Normalement, les frais du représentant personnel pour faire approuver la reddition de comptes seront payés par les fonds de la succession. Toutefois, en fin de compte, cela relève du pouvoir discrétionnaire du tribunal. Si vos actes ont été gravement incompétents, négligents ou malhonnêtes, le tribunal pourrait refuser de payer vos frais.