Reddition de comptes aux bénéficiaires

Que vous soyez un exécuteur testamentaire ou un administrateur, selon la loi, vous êtes appelé le représentant personnel. L’une de vos obligations est d’être toujours prêt à rendre des comptes aux bénéficiaires et à toute autre personne ayant un intérêt dans la succession, comme des créanciers impayés.

Cette obligation de rendre des comptes comprend :

• Rendre des comptes régulièrement aux bénéficiaires. Cela ne veut pas dire que vous devez tenir en tout temps des comptes complets. Mais vous devriez toujours faire le suivi de ce qui entre dans la succession et de ce qui en sort. 

Vous pouvez le faire en prenant des notes dans un journal quotidien. Et bien sûr, conservez et classez tous les reçus et autres documents pertinents. Cela vous permettra de produire des comptes complets pour les bénéficiaires, au besoin. 

Un état des comptes est généralement préparé lorsque le représentant personnel propose une distribution provisoire ou finale. Cependant, il est bon de donner de brèves nouvelles aux bénéficiaires tout au long de l’administration de la succession, surtout si une étape importante a eu lieu (comme la vente d’une maison).

• Répondre aux demandes raisonnables de renseignements. Répondez rapidement et donnez des réponses complètes et exactes. La quantité de renseignements que vous devez à une personne dépend de son lien avec la succession. Certaines demandes trop exigeantes peuvent ne pas justifier les coûts nécessaires pour y répondre.

L’obligation de rendre des comptes est une responsabilité sérieuse. Si vous ne faites pas votre travail correctement, vous pourriez devoir payer de votre poche pour une erreur, un écart ou une transaction non documentée.

« J’agis comme exécuteur testamentaire de la succession de ma mère. Son cousin Eddie doit recevoir un don de 5,000 $ en vertu du testament. Eddie continue de me presser de lui donner chaque petit détail sur ce qui se passe dans la succession. Je vais simplement montrer à Eddie que son don précis sera payé à partir des actifs de ma mère. Si je fais cela, je remplirai mon obligation de lui rendre compte. »

– Jay, Port Moody, C.-B.

Dans ce contexte, comptes informels désigne tout ensemble de comptes que vous préparez pour les bénéficiaires et qui n’est pas présenté au tribunal. 

Il n’existe pas de façon précise de présenter vos comptes informels aux bénéficiaires. (Les comptes informels n’ont pas à être préparés au moyen de la formule judiciaire P40.) Cependant, vos comptes devraient donner un portrait clair et complet de la situation financière et de l’avancement de la succession. Une reddition de comptes typique indiquera :

• le solde d’ouverture des actifs et des dettes

• un relevé de tout l’argent et des biens que vous avez reçus et versés, y compris les dépenses que vous réclamez

• un relevé des actifs encore en votre possession, y compris l’endroit où ils sont détenus et leur valeur

• un rapprochement du solde du compte bancaire de la succession (c’est-à-dire comparer les opérations aux pièces justificatives et corriger les écarts) 

• tous les honoraires que vous prévoyez réclamer pour votre travail

Selon l’étape de l’administration, vous devriez aussi inclure la distribution passée et proposée de la succession.

N’oubliez pas que vous préparez les comptes au bénéfice d’autres personnes. Les bénéficiaires devraient pouvoir les comprendre facilement. Soyez clair et précis lorsque vous décrivez chaque opération. Dans une lettre d’accompagnement, vous pourriez :

• résumer les étapes que vous avez suivies pour faire la comptabilité

• expliquer brièvement comment fonctionne l’administration d’une succession

• indiquer certains des défis auxquels vous avez fait face dans l’administration de la succession

Vous pouvez éviter d’aller devant le tribunal si tous les bénéficiaires approuvent vos comptes et y consentent par écrit. Si tout est en règle, c’est habituellement la meilleure option pour tout le monde. Aller devant le tribunal réduit les fonds de la succession et retarde la distribution de la succession. 

Demander aux bénéficiaires d’approuver les comptes

Si vous voulez demander à un bénéficiaire d’approuver vos comptes, vous devrez lui envoyer une reddition de comptes (voir la section ci-dessus sur la préparation de comptes non officiels). En général, cela se fait lorsque vous êtes prêt à distribuer la succession, bien que cela puisse aussi se faire à d’autres moments. 

Vous devrez aussi faire signer par chaque bénéficiaire un formulaire de consentement et de quittance . Dans ce formulaire, demandez-lui de :

• Reconnaître qu’il a reçu une copie des comptes finaux de la succession. 

• Approuver les comptes, y compris les honoraires que vous prévoyez demander pour votre travail.

• Renoncer à la vérification judiciaire des comptes. (Vous lui demandez d’approuver les comptes au lieu de devoir obtenir l’approbation du tribunal.) 

• Vous libérer de toute réclamation juridique concernant votre gestion de la succession.

Voici un modèle de formulaire de consentement et de quittance. Vous pouvez l’utiliser comme point de départ pour rédiger le vôtre. Vous pourriez aussi vouloir rédiger une lettre d’accompagnement. Mettez en évidence tout autre fait que vous pensez que le bénéficiaire devrait connaître avant de signer.

Quand vous ne pouvez pas obtenir le consentement

Il arrive parfois qu’un bénéficiaire ne puisse pas ou ne veuille pas donner le consentement que vous demandez. Si cela arrive, vous devrez faire approuver vos comptes par le tribunal.

Vous ne pouvez pas obtenir une quittance et un consentement d’un bénéficiaire mineur ou de son tuteur. Vos comptes devront être approuvés par le tribunal.

Tout représentant personnel a l’obligation de rendre des comptes. Cela peut vouloir dire demander au tribunal d’approuver vos comptes, mais comme il est expliqué ci-dessus, ce n’est pas toujours nécessaire. 

Le processus officiel pour demander au tribunal d’approuver vos comptes s’appelle la reddition de comptes. Cette étape est nécessaire lorsqu’un bénéficiaire ne peut pas ou ne veut pas approuver vos comptes. Voici quelques situations courantes où cela se produit :

• Un bénéficiaire n’est pas d’accord avec la façon dont vous avez géré la succession et vous n’avez pas réussi à régler la question de façon informelle. 

• Il y a un bénéficiaire que vous n’avez pas réussi à retrouver.

• Certains bénéficiaires sont des mineurs. Un tuteur ne peut pas approuver des comptes au nom d’un enfant mineur, et le Public Guardian and Trustee (Curateur public) ne le peut pas non plus. Vous pourriez pouvoir obtenir une reddition sommaire de comptes par le tribunal, sans devoir être renvoyé au greffier, si tous les bénéficiaires adultes acceptent les comptes et que le tribunal est convaincu que cela convient.

Si vous présentez une reddition de comptes au tribunal, vous devez le faire dans les deux ans suivant la réception de l’homologation du testament ou des lettres d’administration.

Ci-dessous, dans la section sur la reddition de comptes, nous vous expliquons les étapes pertinentes.

Quand quelqu’un d’autre prend les décisions, un bénéficiaire peut avoir l’impression que son argent ne lui appartient plus vraiment. En tant que représentant personnel, établir une relation fondée sur la confiance et la transparence vous facilitera la tâche. Les bénéficiaires sont plus satisfaits quand ils savent ce qui se passe. Et ils seront moins portés à remettre vos décisions en question.

Voici certaines choses que vous pouvez faire pour aider à éviter les différends et un passage devant les tribunaux plus tard :

• Communiquez tôt et souvent. La plupart des différends sont le résultat d’une mauvaise communication. Visez une transparence totale. Expliquez vos actions dans le contexte des règles d’administration de la succession. De plus, informez les bénéficiaires lorsque des décisions très importantes ont été prises. 

• Dès le départ, établissez des attentes sur la façon dont les différends seront réglés. Cela peut aller d’arrangements simples à des mécanismes officiels.

• Assurez-vous que les comptes sont complets et faciles à comprendre. Décrivez clairement à quoi correspond chaque dépôt et retrait. Par exemple, un bénéficiaire risque de remettre en question une dépense importante qui est simplement indiquée comme un « coût ». 

• Regroupez tous les fonds de la succession dans un seul compte bancaire. Cela facilitera le suivi des dépôts et des retraits. Assurez-vous de ne pas mélanger votre argent personnel avec l’argent de la succession.

• Tenez des dossiers appropriés. Conservez les reçus pour toutes les dépenses et classez soigneusement les relevés bancaires. Si vous prévoyez demander des honoraires pour votre travail, prenez des notes détaillées. Décrivez chaque tâche, le temps consacré, tout problème inhabituel et les résultats obtenus. 

• S’il y a un testament, suivez ses instructions. Les bénéficiaires remettront en question les décisions qu’on ne peut pas raisonnablement rattacher au testament. Par exemple, un débours aléatoire ou une préférence inexpliquée accordée à un bénéficiaire soulèvera probablement des préoccupations. 

• Gardez vos coûts raisonnables. Vous avez l’obligation de protéger les biens de la succession. Cela comprend la gestion prudente de l’argent de la succession. Les dépenses ne devraient pas être disproportionnées par rapport à la taille et à la complexité de la succession. 

« Quand j’ai reçu la reddition de comptes successorale de mon frère, il y avait tellement de signaux d’alarme. Il a nolisé un hélicoptère pour visiter la propriété de placement de maman à Whistler. Cela m’a tout simplement semblé ridicule ! Et il a payé son ami comptable 25K $. Ça n’a aucun sens. La succession de maman est simple — seulement la propriété et un peu d’argent à la banque. Il n’est pas question que j’approuve ces comptes ! »

– Cecelia, Vancouver, C.-B.

Le processus officiel pour demander au tribunal d’approuver les comptes s’appelle la reddition de comptes. (Comme expliqué ci-dessus, vous pouvez éviter d’aller au tribunal si tous les bénéficiaires approuvent vos comptes et y consentent par écrit.)

Si vous devez faire une reddition de comptes, envisagez de parler à un avocat. Obtenir des conseils juridiques sera important si la succession est importante ou complexe, ou s’il y a des questions très litigieuses en jeu. Un avocat peut vous guider dans le processus judiciaire. Il peut aussi aider à définir les questions en litige. Cela vous permettra de mieux répondre aux préoccupations des bénéficiaires.

Vous ou un bénéficiaire pouvez entamer le processus de reddition de comptes. Si vous vous en chargez, commencez par déposer un avis de demande dans la formule 32 au Probate registry (greffe du tribunal d'homologation des testaments), dans le dossier d’homologation existant. Vous devriez demander que les comptes soient soumis au registraire et que le registraire examine les comptes et fixe les honoraires de l’exécuteur testamentaire. S’il y a d’autres bénéficiaires, demandez au registraire de donner des directives concernant la signification à leur égard.

À titre de représentant personnel, votre demande doit être appuyée par deux documents :

• affidavit à l’appui d’une demande de reddition de comptes dans la formule d’homologation P38, et

• affidavit de l’état des comptes dans la formule d’homologation P40.

Vous devez donner avis de la demande à toutes les personnes qui pourraient être touchées par les ordonnances que vous demandez. Joignez des copies des formules remplies lorsque vous envoyez l’avis. Veuillez noter que ces formules devront être assermentées ou faire l’objet d’une affirmation solennelle.

Vous devez présenter vos comptes officiels au moyen de la formule d’homologation P40. La formule mentionne deux dates :

• La date de début est habituellement la date du décès. Si la succession a déjà déposé des comptes au tribunal, il s’agit du dernier jour couvert par les comptes les plus récents.

• La date de prise d’effet est le dernier jour couvert par l’état des comptes.

La formule vous demande de décrire :

• l’actif et le passif à la date de début et à la date de prise d’effet

• les revenus et les opérations en capital

• toutes les distributions faites et celles qu’on prévoit faire à partir de la succession

• les détails de tout paiement que vous (ou tout autre représentant personnel) prévoyez demander

Vous devez inclure tout autre détail ou renseignement que le tribunal peut exiger ou que vous jugez pertinent.

Le lieu et la procédure pour la reddition de comptes varieront selon les questions en cause. Par exemple, les comptes peuvent être approuvés de façon sommaire. Cela signifie que vous pouvez présenter une preuve écrite au lieu de vous présenter au tribunal. C’est généralement ainsi que les comptes seront approuvés s’il y a un bénéficiaire mineur (et que tous les autres y consentent).

Si un examen plus approfondi est nécessaire, le tribunal peut renvoyer l’affaire à un registrateur. Voici de l’information sur le processus. Si cela arrive, vous devrez présenter vos comptes devant le registrateur. Vous serez appelé à témoigner. Vous pourriez être contre-interrogé par le bénéficiaire (ou son avocat). D’autres témoins pourraient être appelés. Dans les affaires complexes ou très contestées, le tribunal peut rendre l’ordonnance finale.

Si vos comptes sont en ordre et que tous les différends ont été réglés, le tribunal rendra une ordonnance approuvant vos comptes. L’ordonnance confirme que vous avez correctement rempli vos fonctions de représentant personnel.

La reddition de comptes vous rapproche d’une étape de plus avant de pouvoir distribuer le reste de la succession. Avant de le faire, vous devrez vous assurer que toutes les dettes, dépenses et taxes ont été payées. Toutes les réclamations contre la succession devraient aussi avoir été réglées.

Vos comptes n’ont pas besoin d’être parfaits. Mais ils doivent être complets et exacts selon la norme d’une personne faisant preuve d’une diligence ordinaire. Le tribunal peut refuser d’approuver vos comptes s’ils sont jugés insuffisants. Il peut aussi rendre toute ordonnance ou donner toute directive qu’il estime appropriée.

Si vos comptes contiennent des écarts inexpliqués ou présentent d’autres lacunes, vous pourriez être tenu de les refaire. Vous pourriez être tenu de les faire approuver à une date ultérieure, ou le tribunal pourrait simplement ne pas permettre que certaines des dépenses que vous réclamez soient payées à même les fonds de la succession. 

Un représentant personnel peut aussi être tenu de verser des dommages-intérêts ou une indemnisation aux bénéficiaires (par exemple, lorsque le représentant personnel a pris à tort de l’argent de la succession pour lui-même). En cas d’inconduite délibérée ou d’erreurs plus graves, le tribunal pourrait remplacer le représentant personnel, bien qu’il s’agisse habituellement d’une demande distincte.

Normalement, les frais du représentant personnel pour faire approuver les comptes seront payés par les fonds de la succession. En fin de compte, toutefois, cela reste à la discrétion du tribunal. Si vos actions ont été gravement incompétentes, négligentes ou malhonnêtes, le tribunal pourrait refuser de payer vos frais.