Vérifications des antécédents et vos renseignements personnels

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles un organisme peut vouloir recueillir vos renseignements personnels. Par exemple, un employeur potentiel peut vouloir confirmer vos qualifications. Ou encore, un organisme sans but lucratif peut vouloir en savoir plus sur vous avant de vous accepter comme bénévole. 

En C.-B., la loi sur la protection de la vie privée qui s’applique aux organismes privés — comme les entreprises et les organismes sans but lucratif — s’appelle la Personal Information Protection Act (Loi sur la protection des renseignements personnels). Cette loi encadre la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels. 

Les renseignements personnels sont des renseignements qui, seuls ou combinés à d’autres données, peuvent vous identifier comme personne. Par exemple, cela peut comprendre votre date de naissance, une image de vous ou votre titre d’emploi. Les renseignements personnels n’incluent pas vos coordonnées professionnelles. 

« La semaine dernière, j’ai envoyé une demande de location en réponse à une annonce que j’avais vue. La propriétaire m’a demandé si j’accepterais de donner un peu plus de renseignements sur moi. Plus précisément, elle voulait en savoir davantage sur mon emploi. Je gagne un salaire respectable et je travaille pour le même employeur depuis des années, donc je n’ai vu aucune raison de m’y opposer. Elle a dû être satisfaite de ce qu’elle a entendu, parce qu’hier, j’ai appris que j’avais obtenu l’appartement! »

– Leslie, Vancouver, C.-B.

À quelques exceptions près, un organisme doit obtenir votre consentement éclairé avant de recueillir vos renseignements personnels. Même dans ce cas, il ne peut les recueillir que dans un but qu’une personne raisonnable considérerait comme approprié. Ce qui est raisonnable dépend de :

• le type et la quantité de renseignements recueillis

• l’objectif et les circonstances entourant la collecte

• la façon dont l’organisme prévoit utiliser, traiter et divulguer les renseignements

Il existe trois façons de donner son consentement

Un organisme peut obtenir votre consentement éclairé de trois façons. 

Le consentement exprès signifie que vous acceptez volontairement la collecte de vos renseignements personnels. Par exemple, supposons que vous vous inscrivez à une carte de fidélité dans votre magasin de vêtements préféré. Le formulaire de demande explique comment le magasin recueillera et utilisera vos renseignements personnels. Lorsque vous signez le formulaire, vous acceptez toutes les conditions, y compris la collecte de vos renseignements personnels.

Le consentement implicite s’applique lorsque vous fournissez volontairement des renseignements dans un but évident, sans donner de consentement exprès. Par exemple, supposons que vous vous inscrivez à un service de livraison de repas. Vous donnez à l’entreprise votre nom, votre adresse et votre numéro de téléphone pour qu’elle sache où livrer votre commande. Un autre exemple est lorsque Leslie a divulgué les renseignements à son propriétaire, dans l’histoire ci-dessus. 

Vous pouvez aussi consentir en ne refusant pas votre consentement, ou en ne vous retirant pas. Par exemple, supposons que vous vous inscrivez à une infolettre électronique. Au bas du formulaire d’inscription, il y a une case déjà cochée indiquant que vous consentez à ce que l’organisme recueille vos renseignements personnels et les utilise pour vous envoyer des promotions. Si vous envoyez le formulaire sans décocher la case, vous avez donné votre consentement éclairé.

Selon la loi, vous pouvez retirer votre consentement éclairé en tout temps, tant que vous donnez un préavis raisonnable. L’organisme doit vous informer des conséquences du retrait de votre consentement éclairé. Mais il y a certaines situations où vous ne pouvez pas retirer votre consentement éclairé. Par exemple, si ce retrait empêchait l’organisme de respecter une obligation légale.

La loi permet la collecte de renseignements personnels sans consentement dans certaines situations. Par exemple, votre consentement n’est pas requis si la collecte est :

• clairement dans votre intérêt et votre consentement ne peut pas être obtenu assez rapidement

• nécessaire à votre traitement médical et vous n’êtes pas en mesure de donner votre consentement

• faite dans le but de recouvrer une dette

Votre consentement n’est pas non plus requis si les renseignements sont accessibles au public par certaines sources. Cela comprend :

• un annuaire téléphonique ou professionnel

• un registre gouvernemental auquel le public a accès

• une publication imprimée ou électronique, comme un journal en ligne ou un magazine imprimé

Notez que cela n’inclut pas les médias sociaux. Dans la plupart des cas, un organisme doit obtenir votre consentement avant de recueillir des renseignements personnels à partir de vos comptes de médias sociaux. Plus d’information à ce sujet ci-dessous.

Un résumé et une lettre de présentation donnent à un employeur un aperçu de votre expérience et de vos antécédents professionnels. Ensemble, ils fournissent habituellement assez d’information pour prendre une décision d’embauche. Mais certains employeurs — et certains emplois — exigent davantage. Dans ces situations, un employeur peut demander une vérification des antécédents. 

Une vérification des antécédents consiste généralement à recueillir des renseignements personnels qui vont au-delà de ce qui est inclus dans les documents que vous soumettez avec votre candidature. Par exemple, un employeur peut consulter un répertoire professionnel pour s’assurer que vous êtes membre en règle. Normalement, un employeur ne demandera pas de vérification des antécédents avant de vous offrir un poste. Mais il peut en demander une à une étape plus tôt. 

Situations où votre consentement n’est pas requis

Selon la loi de la C.-B., un employeur peut recueillir vos renseignements personnels sans consentement si cela est raisonnable dans le but d’établir, de gérer ou de mettre fin à une relation d’emploi. Mais il doit vous en aviser s’il a l’intention de le faire. Et il doit vous dire dans quel but les renseignements sont recueillis. En général, cela sera expliqué dans la demande d’emploi ou dans la politique de confidentialité de l’employeur.

Les renseignements qu’il recueille auprès de vous doivent avoir un lien raisonnable avec les responsabilités du poste. S’il a besoin de ces renseignements pour une autre raison, il doit vous expliquer la raison et obtenir votre consentement. Vous avez le droit de refuser. De plus, il doit utiliser le moyen le moins intrusif pour recueillir vos renseignements personnels. 

Si on vous demande de consentir à une vérification du casier judiciaire

Une vérification du casier judiciaire fournit de l’information sur des condamnations antérieures et des accusations en instance. Elle peut aussi inclure de l’information sans condamnation, comme une enquête qui n’a pas mené à une accusation. 

Pour certains types d’emplois, les vérifications du casier judiciaire sont exigées par la loi. Cela comprend les personnes qui travaillent avec des enfants ou des adultes en situation de vulnérabilité. Mais pour la plupart des autres travailleurs, les vérifications du casier judiciaire sont inutiles et très intrusives. Si votre employeur en demande une, il doit être en mesure d’expliquer en quoi l’information est pertinente pour les responsabilités de votre poste. Vous avez le droit de refuser, bien qu’il puisse y avoir des conséquences (comme ne pas vous offrir l’emploi). 

Si un employeur prend une décision en se basant sur l’information révélée par la vérification du casier judiciaire, il est possible qu’il ait fait preuve de discrimination à votre égard. La discrimination, c’est lorsqu’on vous traite différemment en raison de caractéristiques personnelles protégées par la loi. L’une de ces caractéristiques est le fait d’avoir des condamnations criminelles sans lien avec l’emploi. Si vous croyez avoir été mal traité en raison de votre casier judiciaire, vous pourriez être en mesure de déposer une plainte en matière de droits de la personne. Consultez nos renseignements sur la discrimination au travail.

Certains propriétaires peuvent exiger une vérification des antécédents d’une personne avant d’accepter sa demande de location. Une vérification des antécédents consiste à recueillir des renseignements personnels pertinents à votre candidature comme locataire. Par exemple, un propriétaire peut vouloir savoir où vous avez loué auparavant et pendant combien de temps.

En C.-B., les propriétaires sont assujettis à la principale loi sur la protection de la vie privée qui s’applique aux organisations privées et aux organismes sans but lucratif. Cette loi établit les règles que les propriétaires doivent suivre lorsqu’ils recueillent des renseignements personnels. 

À quelques exceptions près, un propriétaire doit obtenir le consentement d’un locataire avant de recueillir ses renseignements personnels. (Ci-dessus, nous expliquons les situations où votre consentement n’est pas requis.) Il n’a pas le droit d’exiger que vous consentiez à la collecte de renseignements personnels au-delà de ce qui est nécessaire pour fournir la location. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, et le propriétaire doit vous expliquer les conséquences.

Ce qu’un propriétaire peut vous demander

Il est raisonnable qu’un propriétaire demande certains renseignements personnels à un locataire éventuel. Cela comprend :

• Une pièce d’identité valide. Un propriétaire ne devrait pas conserver votre pièce d’identité ni en faire une copie. Il suffit de la lui montrer. 

• Numéro d’assurance sociale. Si le propriétaire veut demander un rapport de crédit pour s’assurer que vous pouvez payer le loyer, il peut vous demander votre NAS. Mais souvent, le nom complet d’une personne et sa date de naissance suffisent pour obtenir un rapport de crédit. Pour cette raison, le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de la C.-B. encourage les propriétaires (ici) à éviter de demander le NAS aux locataires éventuels.

• Références. Les renseignements échangés entre le propriétaire et vos références doivent se limiter à ce qui est pertinent pour déterminer si vous convenez comme locataire.

• Renseignements sur le revenu et l’emploi. Si le propriétaire en a besoin pour confirmer que vous êtes en mesure de payer le loyer.

• Renseignements sur la location actuelle et les locations précédentes. Y compris si vous avez été expulsé ou si vous avez quitté une location en raison de conflits avec votre propriétaire ou vos voisins.

• Historique de crédit. Un propriétaire peut vouloir voir une copie de votre rapport de crédit avant de vous louer un logement. Cela doit être pour un motif raisonnable, et il doit vous dire pourquoi il a besoin de le voir.

Ce qu’un propriétaire ne peut pas vous demander

Normalement, un propriétaire n’a pas le droit de vous demander ce qui suit :

• Vérification du casier judiciaire. Mais, dans de rares circonstances, il peut être raisonnable qu’un propriétaire en demande une. Par exemple, si le logement se trouve dans le même immeuble qu’une garderie.

• Renseignements bancaires. Ne donnez jamais vos renseignements bancaires avant que votre demande de location soit acceptée. Une fois que la location vous a été accordée, votre propriétaire peut en avoir besoin pour percevoir le loyer. 

• Votre âge, sauf si c’est pour un motif raisonnable. Par exemple, si le logement locatif est réservé aux personnes de plus de 60 ans. Ou si le propriétaire doit confirmer que vous n’êtes pas un mineur.

Si un propriétaire refuse de vous louer un logement en raison de vos caractéristiques personnelles, il se peut qu’il ait exercé de la discrimination à votre égard. Il y a discrimination lorsque vous êtes mal traité ou traité injustement en raison d’aspects de votre identité protégés par les lois sur les droits de la personne. Si vous êtes victime de discrimination, vous pourriez être en mesure de déposer une plainte en matière de droits de la personne. Consultez notre guide détaillé sur la discrimination en logement pour en savoir plus.

Pour beaucoup d’entre nous, nos comptes de médias sociaux sont une mine de renseignements personnels. Et comme ces comptes sont habituellement publics, plusieurs pensent qu’ils sont à la disposition de toute personne qui veut en savoir plus sur nous. Mais ce n’est pas toujours le cas. Les particuliers et les entreprises qui utilisent les médias sociaux pour recueillir des renseignements personnels peuvent contrevenir aux lois de la C.-B. sur la protection de la vie privée.

Lorsque vous êtes considéré pour un emploi ou une location, un employeur ou un propriétaire peut vouloir effectuer une vérification des antécédents à votre sujet. Une vérification des antécédents comprend la collecte de vos renseignements personnels qui sont pertinents pour une décision prise à votre sujet. La principale loi sur la protection de la vie privée en C.-B. établit les règles entourant la collecte de renseignements personnels que les employeurs et les propriétaires doivent suivre lorsqu’ils effectuent des vérifications des antécédents.

Les vérifications des antécédents sur les médias sociaux comportent des risques pour les employeurs et les propriétaires

Les vérifications des antécédents sur les médias sociaux sont attrayantes parce qu’elles sont plus rapides et plus faciles que d’autres types de vérifications des antécédents. Mais elles comportent aussi des risques pour les employeurs et les propriétaires. D’abord, les renseignements recueillis sur les médias sociaux peuvent être inexacts. Par exemple, un employeur pourrait consulter le compte d’une autre personne qui porte le même nom que vous. Selon la loi de la C.-B., les employeurs et les propriétaires doivent s’assurer que les renseignements personnels qu’ils recueillent sont exacts. 

Un autre risque, c’est qu’ils aillent chercher plus de renseignements qu’il ne leur en faut vraiment, y compris des renseignements qui ne sont pas pertinents pour la décision qu’ils prennent à votre sujet. Selon la loi, les employeurs et les propriétaires ne peuvent recueillir que les renseignements personnels qu’une personne raisonnable jugerait appropriés dans les circonstances. Il serait difficile pour un employeur ou un propriétaire d’expliquer en quoi des photos de vous en vacances ont un lien avec votre aptitude à être travailleur ou locataire. 

Une fois qu’un employeur ou un propriétaire a consulté des renseignements personnels sur vos médias sociaux, la loi considère qu’il a « recueilli » ces renseignements. Cela signifie que les exigences en matière de consentement et de finalité qui s’appliquent après la collecte de renseignements personnels entrent en jeu.

Si vous avez des préoccupations au sujet de la façon dont un propriétaire ou un employeur veut recueillir vos renseignements personnels, ou des raisons pour lesquelles il veut le faire, vous pouvez prendre certaines mesures. La première consiste à communiquer avec lui. 

Si un propriétaire ou un employeur demande une vérification des antécédents, vous avez le droit de lui demander d’expliquer pourquoi il a besoin de ces renseignements. Selon la loi, il doit vous le dire. S’il n’a pas de réponse satisfaisante — par exemple, si les renseignements ne sont pas pertinents pour la décision qu’il prend à votre sujet — vous pouvez refuser. Il doit vous informer des conséquences de votre refus.

Si vous pensez qu’il a agi de façon inappropriée en recueillant vos renseignements personnels, mettez vos préoccupations par écrit. Donnez des détails précis pour l’aider à comprendre votre position. Demandez en vertu de quel pouvoir légal il recueille ces renseignements. 

Vous pouvez utiliser ce formulaire fourni par le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de la C.-B. Remettez votre demande directement au propriétaire ou à l’employeur, ou à leur bureau de la protection de la vie privée s’ils en ont un.

Gardez une copie de la lettre pour vous. Notez la date de sa réception. Selon la loi, il doit répondre à votre demande dans les 30 jours ouvrables suivant sa réception. (Dans certains cas, une prolongation peut être permise.)

Donnez au propriétaire ou à l’employeur au moins 30 jours ouvrables pour répondre. Votre prochaine étape (expliquée ci-dessous) est de déposer une plainte auprès du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée, qui pourrait ne pas accepter votre plainte si vous n’attendez pas 30 jours ouvrables.

Si vous n’avez pas de nouvelles du propriétaire ou de l’employeur, ou si vous n’êtes pas satisfait de sa réponse, vous pouvez déposer une plainte auprès du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de la C.-B. ou demander un examen.

Vous devez présenter votre plainte ou votre demande d’examen par écrit. Il n’y a pas de délai pour déposer une plainte, mais une demande d’examen doit être présentée au commissaire à l'information et à la protection de la vie privée dans les 30 jours ouvrables suivant la réponse que vous avez reçue. Vous pouvez envoyer une lettre ou un courriel, ou utiliser ce formulaire sur le site Web du commissaire. Expliquez clairement ce qui s’est passé et quelles sont vos préoccupations. Joignez une copie de la lettre que vous avez envoyée, ainsi que toute réponse reçue.

Il n’y a aucuns frais pour déposer une plainte ou une demande d’examen.

Le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée examinera votre plainte ou votre demande d’examen selon ses politiques et critères. Il décidera s’il y a lieu d’ouvrir un dossier de plainte. S’il refuse d’examiner votre plainte, vous recevrez une lettre expliquant pourquoi. Si votre plainte est acceptée, le commissaire fera enquête et rendra une décision.

Si vous pensez qu’un propriétaire ou un employeur a fait preuve de discrimination à votre égard en fonction des renseignements personnels qu’il a recueillis, vous pourriez être en mesure de déposer une plainte en matière de droits de la personne.

En C.-B., une plainte pour discrimination est déposée auprès du BC Human Rights Tribunal (Tribunal des droits de la personne de la C.-B.). Vous devez remplir et soumettre un formulaire de plainte (choisissez celui qui s’applique à votre situation). Vous pouvez remplir le formulaire en ligne, ou imprimer une copie papier. 

Vous avez un an à partir du moment où le comportement a eu lieu pour déposer une plainte. Dans des situations très limitées, le délai peut être prolongé.

Consultez notre guide étape par étape sur la façon de déposer une plainte en matière de droits de la personne.