Vos droits à la vie privée au travail

En C.-B., il existe deux principales lois sur la protection de la vie privée qui s’appliquent aux employeurs. Il est utile de savoir laquelle s’applique à votre employeur, car il y a certaines différences.

Une loi s’applique aux employeurs du secteur privé en C.-B., y compris les organismes sans but lucratif.

Une autre loi s’applique aux employeurs qui sont des organismes gouvernementaux de la C.-B.

Pour compliquer encore les choses, cette loi s’applique aux employeurs des industries réglementées par le fédéral. Par exemple : les télécommunications, l’aviation et les services bancaires. Et cette loi s’applique aux employeurs du gouvernement fédéral.

Les renseignements que nous offrons ci-dessous portent sur vos droits en tant que travailleur dans une entreprise privée ou un organisme sans but lucratif en C.-B.

Pour en savoir plus sur vos droits en tant que travailleur pour un organisme gouvernemental de la C.-B., consultez cette fiche d’information. Pour en savoir plus sur vos droits en vertu des lois fédérales, visitez le site web du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée fédéral.

« J’ai passé une entrevue d’emploi il y a quelques semaines. J’avais envoyé mon curriculum vitæ par courriel, avec un formulaire de demande en ligne qu’on m’avait demandé de remplir. Pendant l’entrevue, on m’a dirigé vers leur politique de confidentialité. Elle expliquait comment ils allaient utiliser et protéger mes renseignements. J’ai beaucoup apprécié leurs normes élevées en matière de protection de la vie privée. »

– Gerard, Coquitlam, C.-B.

En vertu de la loi en C.-B., les employeurs doivent garder confidentiels tous les renseignements personnels qu’ils recueillent à votre sujet pendant le processus d’embauche.

Les employeurs doivent protéger les renseignements figurant dans votre CV

Si vous remettez un CV à un employeur et qu’il décide de le conserver, il doit protéger vos renseignements. L’employeur a l’obligation de vous dire comment il utilise vos renseignements. S’il compte partager votre CV avec qui que ce soit, il doit vous en informer. 

Si l’employeur ne veut pas conserver votre CV, il doit s’en départir avec soin afin de protéger vos renseignements. Idéalement, il déchiquetera toute copie papier et supprimera toute copie électronique. 

Si votre employeur utilise votre CV pour prendre une décision à votre sujet, il doit le conserver pendant au moins un an. Pendant cette période, il doit vous y donner accès. 

Un employeur peut demander vos renseignements personnels pendant le processus d’embauche

En vertu de la loi de la C.-B., un employeur peut recueillir auprès de vous des renseignements personnels raisonnables aux fins de l’embauche. Cela comprend habituellement vos qualifications, votre formation, votre expérience, vos connaissances et vos compétences. 

Il n’a pas besoin de votre consentement pour recueillir ces renseignements. Mais il doit vous aviser qu’il les recueille et vous faire savoir comment ils sont utilisés. Habituellement, cet avis est inclus dans la demande d’emploi. L’employeur peut aussi vous renvoyer à une politique de confidentialité. 

Un employeur n’a pas le droit d’obtenir votre numéro d’assurance sociale avant de vous embaucher. S’il vous le demande pendant le processus d’embauche, vous pouvez refuser. De plus, une autre loi interdit à un employeur de demander aux candidats à un emploi leurs antécédents salariaux. Autrement dit, il n’a pas le droit de vous demander combien vous étiez payé dans vos emplois précédents, à moins que cette information soit accessible au public.

Un employeur peut exiger une vérification des antécédents, du casier judiciaire ou du crédit

Un employeur a le droit de demander votre consentement à une vérification des antécédents, du casier judiciaire ou du crédit, mais seulement si ces renseignements sont nécessaires pour l’emploi. 

Vous avez le droit de refuser de donner votre consentement. Mais si vous le faites, il peut y avoir des conséquences. L’employeur peut décider de ne pas vous embaucher (ou de ne pas vous accorder cette promotion). 

En vertu de la loi en C.-B., certains types d’emplois exigent une vérification du casier judiciaire. Cela s’applique aux personnes qui travaillent auprès d’enfants ou d’adultes en situation de vulnérabilité, par exemple les enseignants et les travailleurs de la santé.

En vertu de la loi en C.-B., chaque employeur doit avoir une politique de confidentialité. La politique doit expliquer comment l’employeur respectera ses obligations en matière de protection des renseignements personnels. La politique doit être facilement accessible aux travailleurs.

Au minimum, la politique de confidentialité devrait couvrir :

• la façon dont l’employeur recueille, utilise et communique des renseignements personnels (et pourquoi)

• comment vous pouvez accéder à vos renseignements personnels et corriger les erreurs

• un processus pour répondre aux plaintes liées à la protection de la vie privée

• l’utilisation responsable des technologies de l’information

Selon la loi en C.-B., un employeur ne peut pas voir vos renseignements médicaux sans votre consentement. (Consultez nos conseils sur la façon de prendre en main vos renseignements médicaux.)

Un employeur peut demander à voir vos renseignements médicaux pour répondre à vos besoins ou pour protéger les autres travailleurs dans le lieu de travail.

En général, un employeur ne peut demander que ce qui est raisonnable dans les circonstances. Par exemple, il est probablement déraisonnable que votre employeur vous demande un billet du médecin chaque fois que vous prenez une journée de maladie. Cependant, supposons que vous reveniez d’un congé d’invalidité de courte durée. Dans ce cas, votre employeur peut exiger une lettre d’un médecin indiquant que vous êtes apte à retourner au travail.

Dans tous les cas, vous pouvez refuser de permettre à votre employeur de voir vos renseignements médicaux. Mais cela peut avoir des conséquences. Par exemple, vous pourriez être retiré du service, ou votre invalidité pourrait ne pas être prise en compte.

Un employeur peut avoir de bonnes raisons d’installer des caméras vidéo dans un lieu de travail. Cela peut être pour assurer la sécurité des travailleurs ou protéger les biens de l’entreprise. Mais l’utilisation de la vidéosurveillance par un employeur doit être raisonnable. 

Les commissaires à l'information et à la protection de la vie privée ont conclu que la vidéosurveillance générale visant à surveiller la productivité des travailleurs est déraisonnable. La surveillance peut parfois être permise pour répondre à un problème précis de sécurité ou de sûreté. Un préavis raisonnable est habituellement exigé. Mais pas toujours — par exemple, lorsqu’elle fait partie d’une enquête sur une inconduite d’un travailleur, comme le vol ou le vandalisme.

Les employeurs ont le droit de surveiller l’utilisation de leurs systèmes informatiques. Ils peuvent le faire pour s’assurer que les travailleurs respectent la politique du lieu de travail sur l’utilisation des ordinateurs, ou pour améliorer la sécurité.

Si un employeur soupçonne qu’un travailleur fait mauvais usage des systèmes informatiques, il est autorisé (et peut avoir l’obligation) d’enquêter davantage. Par exemple, l’employeur pourrait utiliser l’enregistrement des frappes au clavier ou la capture d’écran sur l’ordinateur du travailleur.

Avant d’utiliser un logiciel de surveillance informatique, votre employeur devrait avoir une politique sur l’utilisation des ordinateurs en place. La politique devrait indiquer aux travailleurs :

• les types d’activités qui sont interdites (par exemple, l’utilisation excessive des médias sociaux)

• la nature de la surveillance effectuée

• la façon dont le logiciel sera utilisé pour enquêter sur une violation soupçonnée de la politique

Dans la plupart des cas, un logiciel de surveillance n’est pas justifié si son seul but est de s’assurer que les travailleurs n’utilisent pas les ordinateurs à des fins personnelles. Si votre employeur s’en préoccupe, des méthodes moins intrusives devraient être envisagées.

Au Canada, de nombreux employeurs utilisent des systèmes de positionnement global (GPS) pour gérer leur parc de véhicules. Votre employeur peut utiliser le GPS pour suivre l’emplacement, le kilométrage ou la vitesse d’un véhicule de l’entreprise. En général, les lois sur la protection de la vie privée en C.-B. s’appliquent aux renseignements personnels recueillis à votre sujet au moyen d’un GPS.

Dans la plupart des cas, le suivi continu en temps réel des travailleurs par GPS en dehors des heures de travail n’est pas permis. Le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée en C.-B. a décidé que cela est plus intrusif que nécessaire.

Si vous pensez que votre employeur utilise vos renseignements personnels de façon inappropriée, vous pouvez prendre certaines mesures. La première consiste à communiquer avec votre employeur. 

Mettez vos préoccupations par écrit. Soyez précis au sujet des détails afin de l’aider à comprendre votre point de vue. Demandez quelle est l’autorité légale de l’employeur pour recueillir ou communiquer vos renseignements personnels. 

Vous pouvez utiliser ce formulaire fourni par le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de la C.-B. Remettez votre demande directement à votre employeur, ou à son bureau de la protection de la vie privée s’il en a un. 

Gardez une copie de la lettre pour vous. Notez la date de sa réception. En vertu de la loi, l’employeur doit répondre à votre demande dans les 30 jours suivant sa réception. (Dans certains cas, une prolongation de délai peut être permise.)

Accordez à votre employeur au moins 30 jours ouvrables pour répondre. Votre prochaine étape (expliquée ci-dessous) consiste à déposer une plainte auprès du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée, qui pourrait ne pas accepter votre plainte si vous n’attendez pas au moins 30 jours. 

Si vous n’avez pas de nouvelles de votre employeur, ou si vous n’êtes pas satisfait de sa réponse, vous pouvez porter plainte auprès du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de la C.-B.. 

Vous devez présenter votre plainte par écrit. Vous pouvez envoyer une lettre ou un courriel, ou utiliser ce formulaire du site Web du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée. Expliquez clairement ce qui s’est passé et quelles sont vos préoccupations. Joignez une copie de votre lettre à votre employeur, ainsi que toute réponse. 

Il n’y a aucuns frais pour porter plainte. 

Le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée examinera votre plainte selon ses politiques et critères. Il décidera s’il ouvre un dossier de plainte. S’il refuse d’enquêter sur votre plainte, vous recevrez une lettre expliquant pourquoi. Si votre plainte est acceptée, le commissaire enquêtera sur votre plainte et rendra une décision. 

Les employeurs ont le droit de surveiller l’utilisation des ordinateurs qu’ils fournissent. Ils peuvent le faire pour s’assurer que les travailleurs respectent la politique du lieu de travail sur l’utilisation des ordinateurs, ou pour améliorer la sécurité. Ils doivent informer les travailleurs de toute surveillance et de la raison pour laquelle les renseignements sont recueillis.

Mais les travailleurs ne laissent pas leurs droits à la vie privée à la porte du bureau. Les travailleurs ont une attente raisonnable en matière de vie privée au travail, même lorsqu’ils utilisent un ordinateur fourni par un employeur. Un employeur ne peut recueillir que les renseignements personnels qui sont directement liés à la protection de ses systèmes informatiques et nécessaires à cette protection.

Selon la loi canadienne, les employeurs ont une obligation d'accommodement envers les travailleurs, jusqu'au point de contrainte excessive. Si vous avez un handicap, votre employeur doit modifier votre lieu de travail ou les exigences de votre poste pour vous permettre de travailler à égalité avec vos collègues — par exemple, en achetant un appareil fonctionnel.

Votre employeur a l'obligation de comprendre le niveau d'accommodement dont vous avez besoin. Il peut donc vous demander certains renseignements généraux sur votre état de santé. Si vous retenez de l'information à votre employeur, vous risquez de ne pas recevoir les mesures d'accommodement appropriées, ou de n'en recevoir aucune.

En général, les travailleurs devraient être informés à l’avance de la surveillance vidéo et avisés de l’endroit où les caméras seront installées. L’exception s’applique lorsque la surveillance sert à enquêter sur une inconduite d’un travailleur. 

Les employeurs devraient installer des affiches dans le lieu de travail pour informer les travailleurs de la présence des caméras. Le niveau de surveillance devrait être le strict minimum nécessaire pour répondre aux intérêts commerciaux de l’employeur. 

Consultez la section « Ce que vous devriez savoir » ci-dessus.