Les administrateurs de notre organisme sans but lucratif ne font pas leur travail. Comment devons-nous gérer cette situation?

Qu’il s’agisse d’une société sans but lucratif ou d’une copropriété divise (strata), les administrateurs ont la responsabilité d’agir dans l’intérêt supérieur de l’organisation. Cela signifie, entre autres, qu’ils ne peuvent pas tirer un profit personnel de leur poste et qu’ils doivent faire preuve de transparence au sujet de ce qui se passe lors de leurs réunions et dans la prise de décisions. 

Mais il peut être difficile de tenir les administrateurs responsables si vous ne siégez pas vous-même au conseil. En effet, les membres ou les personnes à l’extérieur de l’organisation n’ont pas un accès direct à leurs réunions ou à leurs discussions.

Malgré cela, si les administrateurs ne font pas leur travail ou se comportent mal, vous pouvez prendre certaines mesures. Vous pouvez tenir un administrateur responsable, mais vous devrez faire preuve de débrouillardise, de patience, de stratégie et de persévérance.

• Avant même de commencer, faites une vérification instinctive. Consultez nos cinq étapes pour résoudre n’importe quel problème juridique courant.

• Comme première étape, rassemblez de l’information. Les membres d’un organisme sans but lucratif ont le droit de voir les procès-verbaux des réunions des administrateurs, où toute affaire officielle est discutée. Les procès-verbaux sont un compte rendu écrit de ce qui s’est passé à la réunion. Vous pouvez y voir si des questions délicates ont été abordées, comme une situation de conflit d’intérêts. Ne vous attendez pas à ce que ces procès-verbaux transcrivent tout — il n’existe aucune règle sur leur degré de détail. Mais ils devraient fournir suffisamment d’information pour montrer quelles questions ont été approuvées ou discutées.

• Ensuite, demandez plus de détails. Vous pourriez préparer une note écrite à envoyer soit au président du conseil ou à son président de séance, soit au gestionnaire de la copropriété divise. Présentez vos préoccupations sous forme de points. Soyez concis. Votre démarche pourrait avoir plus de poids si vous ralliez quelques autres membres et rédigez une lettre conjointe. Demandez qu’une date limite soit fixée pour recevoir une réponse.

• Avant la prochaine AGA, obtenez de l’appui. Chaque année, les administrateurs doivent habituellement se présenter à nouveau à l’élection lors de l’assemblée générale annuelle (consultez vos règlements administratifs pour connaître les règles particulières de votre organisation). Si vous pensez qu’un administrateur ne fait pas bien son travail, ne votez pas pour lui. Vous pouvez aussi essayer de convaincre d’autres membres de ne pas voter pour lui. Ou, si vous voulez vous impliquer davantage, vous pouvez vous présenter au conseil. Consultez l’étape 3 de cette page sur la façon de faire modifier un règlement de la copropriété divise — vous y trouverez des conseils utiles pour obtenir de l’appui et apporter des changements.

• À l’AGA, participez activement. Au moins une fois par année, les administrateurs et les membres se réunissent officiellement pour examiner ce qui s’est passé au cours de la dernière année et toute affaire spéciale à approuver pour l’avenir. Passez en revue les documents de la réunion à l’avance et prévoyez de prendre la parole. Plusieurs de ces réunions comprendront un point intitulé « autres affaires ». Demandez plus de précisions sur le problème en cause, sur la façon dont le conseil gère les conflits et sur ce qui sera fait pour prévenir les comportements problématiques à l’avenir. Faites un suivi après la prochaine réunion du conseil.

• Si vous avez toujours l’impression que la question n’a pas été réglée correctement, vous pouvez vous adresser au Tribunal de résolution civile. Il a compétence à l’égard de nombreuses questions concernant les sociétés de la C.-B. ou les copropriétés divises (stratas), et les plaintes peuvent être déposées en ligne sans l’aide d’un avocat. Vous pouvez aussi envisager de communiquer avec un avocat pour obtenir des conseils — voici quelques options d’assistance légale gratuite ou à faible coût.

Lorsqu’il s’agit d’un différend impliquant les administrateurs d’une organisation, parvenir à une résolution peut prendre du temps, surtout si la personne fautive siège au conseil depuis de nombreuses années ou bénéficie de beaucoup d’appui de la part d’autres membres ou administrateurs. Le changement ne se produit pas du jour au lendemain; assurez-vous d’ajuster vos attentes en conséquence.