Étapes pour constituer en société (et maintenir) un organisme sans but lucratif en C.-B.

Commençons par le début. Décidez qui va gérer vos activités au quotidien. (Habituellement, ce sont les dirigeants. Ils peuvent embaucher des employés et des entrepreneurs s’il y a de l’argent pour cela.) Décidez aussi qui assurera la supervision stratégique de haut niveau. (Presque toujours les administrateurs.) Il est possible que ces fonctions se chevauchent — bien des organismes sans but lucratif plus petits n’ont pas le budget nécessaire pour séparer complètement ces rôles, du moins au début. Vous aurez besoin de trois administrateurs, à moins que votre société soit financée par ses membres, auquel cas un seul suffit. 

Les administrateurs sont les principaux responsables de la supervision de votre organisme. Essayez donc de faire en sorte que chaque membre du conseil apporte une compétence unique, comme de l’expérience en collecte de fonds, une expertise financière, des compétences en marketing, etc. 

Vous aurez besoin du nom complet et de l’adresse des administrateurs pour la demande de constitution en société. De plus, chaque administrateur doit accepter, par écrit, d’agir comme administrateur. Il n’existe aucun formulaire officiel à remplir. Une courte note indiquant « J’accepte d’agir comme administrateur de [nom de la société] » suffit. Assurez-vous qu’elle est signée et datée.

Vous n’avez pas à nommer les dirigeants au moment de la constitution en société.

Préparez une courte liste. Il y a quelques règles à suivre :

1. Assurez-vous que votre nom est unique. Cherchez-le sur Google pour vérifier qu’un autre groupe ne l’a pas déjà pris. 

2. Ajoutez quelque chose de descriptif. Par exemple, une association de kayakistes pourrait inclure le mot « kayak », « pagayeurs » ou « eau vive » dans son nom.

3. Terminez par un des trois mots exigés. Les noms doivent se terminer par « Society », « Association » ou « Club ». Ce sont les règles.

Donc, un nom comme « Quesnel Farmhands Club » fonctionne. Mais « Food Society » ne sera probablement pas accepté.

Il existe aussi d’autres règles plus nuancées. Si vous voulez utiliser certains mots associés aux hôpitaux, aux lieux ou au gouvernement (comme le mot « Municipality »), vous devrez obtenir des approbations précises. Pour en être sûr, appelez le personnel du registraire provincial (1-877-526-1526, 8:30 am to 4:30 pm, M-F).

Quand votre courte liste est prête, vous pouvez présenter une demande de nom en ligne. (De petits frais s’appliquent, donc vous aurez besoin d’une carte de crédit.) Vous pouvez aussi le faire par la poste ou en personne dans un centre de Service C.-B. au moyen de ce formulaire, mais cela prendra beaucoup plus de temps.

Pendant que vous attendez l’approbation de votre nom, définissez clairement l’objectif de votre groupe. Écrivez-le sous forme d’« énoncé d’orientation ». Il s’agit d’un court résumé général de ce que fait votre organisme sans but lucratif. Par exemple :

Promouvoir les intérêts des personnes âgées qui pratiquent l’observation des oiseaux dans la région de North Vancouver

Exploiter une ligue de balle-molle amateur pour les enfants des écoles élémentaires à Saanich

Encourager et favoriser la possession responsable d’animaux exotiques dans le Lower Mainland de la Colombie-Britannique

Si une seule phrase ne suffit pas à tout exprimer, ne vous inquiétez pas, vous pouvez en avoir plusieurs.

Si les administrateurs sont vos architectes, et que votre nom et votre objet sont les fondations, les règlements administratifs sont tout le reste dont vous avez besoin pour que votre société soit bien construite et fonctionne bien.

Les règlements administratifs établissent les règles de fonctionnement de votre société. Cela comprend les droits et les responsabilités des membres, la façon dont les administrateurs sont élus (et s’ils peuvent être rémunérés), si la société peut emprunter de l’argent, et comment les réunions sont tenues. 

Le registraire provincial fournit un modèle de règlements administratifs. C’est un bon point de départ. Mais il pourrait ne pas convenir à votre organisme. Notre page sur les pratiques exemplaires pour les règlements administratifs des organismes sans but lucratif offre des conseils pratiques sur ce que vous pourriez vouloir modifier avant de constituer votre organisme en société. 

Vous pouvez toujours mettre à jour vos règlements administratifs plus tard. Mais n’oubliez pas que cela demande du temps, des efforts, l’approbation de tous vos membres et des frais.

Une fois que votre nom sera réservé (le registraire provincial vous enverra un courriel), vous pourrez terminer le processus de constitution en ligne. Ayez à portée de main les renseignements que vous avez préparés — comme une copie de votre objet et de vos règlements administratifs, ainsi que les noms et adresses de vos administrateurs. Vous aurez aussi besoin d’une carte de crédit pour payer les frais de dépôt.

Vous devrez aussi décider si votre organisme sera financé par ses membres ou non. Cette distinction est très importante en ce qui concerne le nombre de règles que la société doit respecter. Elle compte aussi si vous voulez obtenir le statut d’organisme de bienfaisance aux fins de l’impôt. Consultez le guide utile du gouvernement de la C.-B. à ce sujet.

Vous pouvez utiliser le courriel de confirmation du nom envoyé par le registraire pour commencer le processus de constitution par l’entremise de Societies Online. Une fois le processus terminé, vous recevrez une copie de vos documents de constitution par courriel ou par la poste.

Ensuite, vous pouvez apporter vos documents de constitution à une banque ou à une coopérative de crédit pour faire ouvrir un compte bancaire. Mais avant de le faire, le conseil devrait discuter des contrôles internes, en se posant des questions comme :

• Qui aura accès à nos services bancaires?

• Combien d’entre nous doivent signer un contrat de la société pour qu’il soit valide?

• Y a-t-il un seuil monétaire au-delà duquel nous voulons que deux personnes (ou plus) approuvent une opération bancaire?

En général, vous devez être administrateur ou dirigeant de votre société pour avoir le pouvoir de signature sur le compte bancaire. Donc, lorsque vous allez ouvrir le compte, assurez-vous qu’une personne occupant ce poste soit présente et ait deux pièces d’identité.

Les sociétés tiennent généralement un registre des procès-verbaux. Il s’agit d’un recueil de tous leurs documents. Il comprend des copies de tous vos documents de constitution, les dossiers de vos réunions des administrateurs et des membres, les états financiers et d’autres documents importants (comme, par exemple, des contrats très importants). Voici la liste complète de ce que vous devez conserver.

Dans l’idéal, vous devriez avoir une copie papier et classer les nouveaux documents par ordre chronologique à mesure qu’ils deviennent disponibles. Mais de nos jours, beaucoup de choses se passent par voie électronique. Vous pouvez conserver un registre des procès-verbaux électronique dans le nuage, mais assurez-vous d’en avoir une copie de sauvegarde, et de pouvoir le rendre accessible à vos membres pour consultation au besoin.

Chaque année, vous devrez déposer un rapport annuel auprès du registraire provincial. Vous pouvez le faire sur Societies Online. Cela permet à votre société de demeurer en règle. Vous devriez recevoir un courriel du registraire vous rappelant quand le faire, mais il est prudent d’inscrire à votre calendrier la date anniversaire de la constitution en société (et d’acheter quelque chose de gentil à votre société aussi 😝).

Vous devrez aussi déposer des rapports périodiques si certains éléments changent, comme l’adresse de la société, les administrateurs, les règlements administratifs ou l’objet de la société.

Notez que les mises à jour de la Societies Act (Loi sur les sociétés) entrées en vigueur le 4 mai 2023 (consultez la liste complète ici) peuvent aussi vous obliger à mettre à jour votre registre des membres et des administrateurs, ainsi que vos règlements administratifs. Par exemple :

• le registre des membres ne devrait contenir que le nom, les coordonnées et la catégorie de membre de chaque membre

• le registre des administrateurs doit préciser quand un administrateur a commencé et cessé d’être administrateur

• vos règlements administratifs sur les mandats des administrateurs, les réunions des administrateurs et les réunions des membres pourraient devoir être révisés