10 choses que vous devriez savoir sur la Societies Act (Loi sur les sociétés)

La Societies Act (Loi sur les sociétés) précise les dossiers qu’une société doit conserver. Ceux-ci comprennent un registre des membres, un registre des administrateurs, les procès-verbaux des réunions des membres et du conseil d’administration, les documents comptables et les états financiers.

Le registre des membres devrait contenir seulement leur nom, leurs coordonnées et leur catégorie d’adhésion. Le registre des administrateurs devrait comprendre leur nom, leurs coordonnées, ainsi que la date à laquelle ils sont devenus administrateurs et ont cessé de l’être.

Par défaut, les membres ont le droit d’examiner tous les dossiers de la société (tout comme les administrateurs). Toutefois, les règlements administratifs d’une société peuvent limiter l’accès des membres à certains dossiers, comme les documents comptables.

Le public a le droit de recevoir, sur demande, une copie des états financiers d’une société et du rapport de l’auditeur. Une société peut choisir de donner au public accès à davantage de ses dossiers. Le seul dossier qui n’est pas accessible au public est le registre des membres de la société.

Cette liste n’est pas exhaustive.

La rémunération est de l’argent ou une autre forme de compensation versée pour un travail ou des services rendus. Les montants versés à un administrateur pour son rôle d’administrateur et pour toute autre fonction exercée doivent être divulgués séparément. 

(Il est important de noter que les administrateurs ne peuvent pas être rémunérés du tout, sauf si vos règlements administratifs le permettent. Consultez un modèle de règlements administratifs que vous pouvez utiliser pour votre organisme sans but lucratif ici.)

Les sociétés doivent aussi divulguer la rémunération de tout employé ou entrepreneur qui gagne plus de 75,000 $.

Les sociétés font habituellement cette divulgation dans une note accompagnant leurs états financiers annuels, qui sont accessibles aux membres de la société et au public.

Pour tenir compte des préoccupations liées à la vie privée, il n’est pas nécessaire d’inclure les noms des administrateurs, employés et entrepreneurs dans les états financiers. La divulgation peut se faire par poste ou par contrat. Par exemple :

Administrateur 1 : X,XXX $

Ou, une société peut regrouper l’information en divulguant le nombre total d’employés et d’entrepreneurs qui gagnent plus de 75,000 $ ainsi que le montant total de la rémunération qui leur a été versée. Par exemple :

Six employés ont reçu une rémunération totale de X $.

Quatre entrepreneurs ont reçu une rémunération totale de X $.

À moins que les règlements administratifs de la société ne prévoient autrement, les membres peuvent participer aux réunions par téléphone ou en utilisant une autre technologie, tant que toutes les personnes qui y participent sont en mesure de communiquer entre elles. Il n’existe pas de règles sur la façon dont ces réunions doivent se dérouler, pourvu qu’elles suivent de façon ordonnée les points obligatoires à traiter et que les votes puissent être comptés. Cependant, les membres ne peuvent pas voter par procuration (c’est-à-dire autoriser quelqu’un d’autre à voter à leur place), à moins que les règlements administratifs de la société ne le permettent.

Quant à la façon d’aviser les membres de la réunion, vous devriez normalement envoyer à chacun un avis par la poste. Toutefois, si vous avez au moins 100 membres, vous pouvez le faire par courriel, à condition que vos règlements administratifs le permettent et que vous publiiez aussi l’avis dans un journal et sur votre site Web.

De plus, une assemblée générale annuelle peut être tenue entièrement par écrit. Tous les membres ayant le droit de vote doivent consentir à une résolution écrite portant sur les questions qui doivent être traitées à l’AGA, y compris la présentation des états financiers et de tout rapport de l’auditeur.

En 2016, la Societies Act (Loi sur les sociétés) a abaissé le seuil de vote par défaut pour approuver une résolution spéciale. Une résolution spéciale est requise pour apporter un changement fondamental à une société, y compris pour changer son nom ou ses règlements administratifs.

Une résolution spéciale exige les 2/3 des votes exprimés, mais une société peut fixer un seuil plus élevé pour les résolutions spéciales dans ses règlements administratifs (jusqu’à 100 % des membres ayant droit de vote). Le seuil plus élevé peut s’appliquer de façon générale ou être établi pour certaines résolutions spéciales précises. Par exemple, les règlements administratifs peuvent exiger un vote unanime pour modifier le règlement administratif qui précise qui reçoit les actifs de la société lors de sa dissolution, tout en conservant le seuil par défaut de 2/3 des votes exprimés pour les autres modifications aux règlements administratifs.

Les membres d’une société peuvent demander la tenue d’une assemblée des membres à une fin précise, à condition qu’au moins 10 % des membres ayant le droit de vote signent la demande. Ils peuvent aussi ajouter des questions précises à l’ordre du jour d’une assemblée générale annuelle. Une proposition de membre doit être ajoutée à l’ordre du jour si la proposition est signée par au moins 5 % des membres de la société ayant le droit de vote. La société doit recevoir la proposition au moins sept jours avant l’envoi de l’avis de l’AGA. Elle peut compter jusqu’à 500 mots, doit inclure le texte de toute résolution spéciale proposée, et l’un des membres qui présentent la proposition doit être autorisé à la présenter en personne à l’assemblée générale annuelle.

Le conseil d’administration d’une société peut, à sa discrétion, rejeter la proposition si elle est essentiellement semblable à une question sur laquelle les membres ont déjà voté lors d’une assemblée des membres au cours des deux années précédentes.

Les membres peuvent demander au tribunal un recours si les activités de la société sont abusives ou portent injustement préjudice à un ou à plusieurs membres. Pour demander un tel recours en cas d’abus, un membre devra montrer qu’il avait une attente raisonnable d’être traité d’une certaine façon. Il devra aussi montrer que la conduite de la société était lourde, sévère et fautive, ou qu’elle a eu sur lui un effet injuste et inéquitable.

Si la demande pour abus d’un membre est accueillie, le tribunal a un vaste pouvoir discrétionnaire pour corriger la situation, notamment en ordonnant ou en interdisant un acte, en destituant ou en nommant un administrateur, en modifiant une transaction ou une résolution, en ordonnant une indemnisation ou en nommant un enquêteur.

Les membres peuvent aussi intenter une action dérivée. Dans une telle action, un membre peut faire valoir les droits de la société lorsque les administrateurs refusent d’agir.

Les administrateurs sont élus par les membres pour surveiller les affaires de la société. Ce faisant, ils ne peuvent pas nommer de fondé de pouvoir pour agir à leur place aux réunions du conseil d’administration. Si les administrateurs souhaitent approuver quelque chose par écrit, le document doit être envoyé à tous les administrateurs pour qu’ils l’examinent (même si l’approbation de la majorité des administrateurs seulement est requise). Et si aucun mandat n’est précisé pour un administrateur au moment de son élection, le mandat est alors d’un an par défaut.

Les hauts dirigeants sont des personnes nommées par le conseil d’administration pour gérer les activités et les affaires internes d’une société ou d’une unité principale d’une société. Un haut dirigeant peut être un employé, un entrepreneur, ou un bénévole. Tant que la personne est nommée par le conseil et qu’elle possède l’autorité requise, elle est un haut dirigeant au sens de la Societies Act (Loi sur les sociétés).

Le fait d’être considéré comme un haut dirigeant ne change pas le titre du poste, les fonctions, l’autorité ou le lien juridique d’une personne avec la société. Mais la Loi impose des obligations à tous les hauts dirigeants, y compris l’obligation d’agir « honnêtement et de bonne foi au mieux des intérêts de la société » et l’obligation de déclarer un conflit d’intérêts (voir le point suivant). La Loi limite aussi la responsabilité des hauts dirigeants, en permettant à un tribunal de dégager le dirigeant de toute responsabilité pour toute négligence ou tout manquement s’il a « agi honnêtement et raisonnablement et qu’il devrait, en toute équité, être dispensé de responsabilité ».

Un conflit d’intérêts est une situation où une personne a le devoir d’agir dans l’intérêt supérieur d’un organisme, mais peut avoir des intérêts personnels qui entrent en conflit avec ce devoir. Par exemple, un administrateur du conseil peut travailler dans un cabinet d’avocats que la société envisage de retenir. Ou encore, un directeur général peut avoir un lien de parenté avec un concepteur Web que la société songe à embaucher.

Un administrateur ou un cadre supérieur est en conflit d’intérêts lorsqu’il a un « intérêt direct ou indirect important » dans un contrat ou une opération avec la société, ou dans une affaire soumise à l’examen du conseil. Un « intérêt important » est un intérêt qui n’est pas négligeable et dont on pourrait raisonnablement considérer qu’il influence la prise de décision d’une personne.

Un administrateur ou un cadre supérieur en conflit d’intérêts doit :

• divulguer le conflit aux administrateurs rapidement et en entier

• quitter la salle pendant toute discussion ou tout vote à une réunion du conseil sur la question en conflit (mais il peut rester à la réunion pour fournir des renseignements si un seul autre administrateur le lui demande, à moins que les règlements administratifs ne prévoient un nombre différent)

• s’abstenir de toute mesure visant à influencer la discussion ou le vote

• dans le cas d’un administrateur, s’abstenir de voter sur la question en conflit

La Societies Act (Loi sur les sociétés) reconnaît qu’il n’est pas toujours raisonnablement possible de prévoir tous les conflits. Si un administrateur ou un cadre supérieur n’a pas raisonnablement connaissance d’un conflit d’intérêts, il n’est pas tenu de divulguer ce conflit.

Les sociétés doivent conserver des dossiers de toute divulgation d’un conflit d’intérêts faite par des administrateurs ou des cadres supérieurs.

Un administrateur doit être âgé d’au moins 18 ans, à moins que les statuts administratifs n’autorisent expressément des administrateurs âgés de 16 ou 17 ans. Si les statuts administratifs autorisent des administrateurs âgés de 16 ou 17 ans, la majorité des administrateurs de la société doit être âgée de 18 ans ou plus.

Les administrateurs doivent aussi consentir à agir comme administrateur. Le consentement peut être donné soit en signant un consentement écrit, soit en étant présent à une réunion où la nomination ou l’élection a eu lieu et en ne refusant pas d’agir comme administrateur.

De plus, un administrateur d’une société ne peut pas :

• être déclaré incapable par un tribunal (mais s’il retrouve sa capacité, l’administrateur peut de nouveau exercer ses fonctions),

• être un failli non libéré, ou

• avoir été déclaré coupable de fraude ou de certaines autres infractions criminelles au cours des cinq dernières années (à moins d’avoir reçu un pardon).

Il s’agit d’exigences continues. Si un administrateur devient inadmissible, il doit démissionner. C’est une infraction pour une personne non admissible d’agir comme administrateur. 

Une société ne doit pas rémunérer un administrateur pour agir comme administrateur, à moins que les règlements administratifs ne le permettent expressément. La rémunération est une somme d’argent ou une autre forme de compensation versée pour un travail ou des services rendus — dans ce cas-ci, le fait d’agir comme administrateur.

Le remboursement à un administrateur de dépenses raisonnables est permis, sauf si les règlements administratifs limitent ce remboursement.

Sous réserve des règles relatives aux conflits d’intérêts, un administrateur peut être rémunéré pour être employé ou entrepreneur de la société. Cependant, en tout temps, la majorité des administrateurs ne doit pas être rémunérée comme employés ou entrepreneurs. 

Par exemple, si vous avez un conseil de cinq personnes, seulement deux d’entre elles peuvent être rémunérées comme employés ou entrepreneurs. 

Avec les mises à jour de la Societies Act (Loi sur les sociétés) qui entrent en vigueur le 4 mai 2023, vous devrez peut-être mettre à jour vos règlements administratifs ainsi que votre registre des membres et des administrateurs. Par exemple :

• les règlements administratifs pourraient devoir être révisés en ce qui concerne le mandat des administrateurs, les réunions des administrateurs et les réunions des membres

• le registre des membres ne devrait contenir que le nom, les coordonnées et la catégorie d’adhésion de chaque membre

• le registre des administrateurs doit préciser la date à laquelle un administrateur est entré en fonction et a cessé d’être administrateur

Si vous avez besoin d’aide pour un organisme sans but lucratif existant ou pour en lancer un nouveau, il existe des options d’assistance légale gratuite ou à faible coût pour examiner ou préparer des règlements administratifs personnalisés.

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Assistance légale gratuite pour les organismes de bienfaisance et les organismes sans but lucratif de la C.-B. ayant des moyens limités.

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