Comment devriez-vous organiser les preuves que vous envoyez à l’autre partie dans votre différend?

Lorsque vous envoyez vos preuves à l’autre personne dans votre différend, le but est de lui permettre — et plus tard, au décideur — de trouver et de comprendre facilement chaque élément. Une trousse bien organisée est prise plus au sérieux qu’une pile de documents non classés et non étiquetés.

Voici à quoi ressemble une bonne trousse.

Commencez par une page couverture ou une courte lettre. Elle indique qui vous êtes, le numéro du différend ou du dossier, la date, et une description d’une ligne de ce qui est inclus (par exemple, « preuve du demandeur — 12 documents »). Cela montre qu’il s’agit d’une trousse complète et préparée avec soin.

Ajoutez une table des matières. Dès que vous avez plus de quelques documents, un index vaut vraiment la peine, et certains processus s’y attendent ou l’exigent. Énumérez chaque élément dans l’ordre, avec une brève description simple et le numéro de la page où il commence. Par exemple :

• Onglet 1 — Contrat de location signé le 1 février 2024 (page 1)

• Onglet 2 — Courriel du propriétaire au sujet des réparations, 12 mai 2026 (page 4)

• Onglet 3 — Photo de dégâts d’eau au plafond de la cuisine (page 6)

Cela permet à l’autre partie (et à vous aussi) de confirmer rapidement exactement ce qui se trouve dans la trousse et de renvoyer plus tard aux éléments par numéro.

Organisez les documents dans un ordre logique. La plupart des gens utilisent l’ordre chronologique (du plus ancien au plus récent) ou regroupent les éléments par sujet. Choisissez une méthode et tenez-vous-y.

Numérotez chaque page. En numérotant les pages de façon continue dans toute la trousse, tout le monde peut suivre et indiquer le même endroit. C’est une bonne idée de numéroter chaque page de votre trousse de preuves afin que tous les participants puissent suivre ce qui est présenté. 

Étiquetez et décrivez chaque élément. C’est particulièrement important pour les photos, les captures d’écran et les enregistrements, qui ne s’expliquent pas d’eux-mêmes. Les photographies devraient être numérotées et inclure une brève description — par exemple, « Photo 1 du salon – tache sur le tapis ».

Assurez-vous que tout est clair et lisible. Les décideurs peuvent refuser d’examiner des preuves qui ne sont pas lisibles ou bien organisées. Toutes les preuves devraient être pertinentes, exactes, organisées, claires et lisibles.  

Quelques autres points pratiques :

Envoyez la même trousse que celle sur laquelle vous comptez vous appuyer. Les preuves que vous remettez à l’autre partie devraient correspondre à celles que vous utiliserez plus tard. En général, vous ne pouvez pas présenter soudainement de nouvelles preuves à l’autre partie si vous ne les avez jamais partagées avec elle — donc les lui remettre maintenant, dans cette trousse, permet d’éviter des problèmes plus tard.

Gardez une copie identique pour vous-même. Remettez des copies identiques à chaque partie et gardez-en une pour vos dossiers afin que tout le monde travaille avec les mêmes pages et la même numérotation. 

Gardez une preuve de ce que vous avez envoyé et du moment où vous l’avez envoyé. Notez la date d’envoi de la trousse et la façon dont vous l’avez envoyée. Dans bien des processus, vous devez prouver que l’autre partie a reçu vos preuves; un reçu de courrier recommandé, un courriel envoyé ou une confirmation peuvent donc être importants.

N’incluez rien de privilégié ou de non pertinent. Vous n’avez pas à remettre un avis juridique privé que vous avez reçu d’un avocat, et alourdir la trousse avec des documents qui n’appuient pas votre version des faits peut jouer contre vous.

Vérifiez les règles de votre processus particulier. Chaque cour et tribunal établit ses propres exigences quant au format, aux délais et à la façon dont les preuves doivent être remises. Vérifiez les règles de votre cour ou tribunal, ou obtenez de l’assistance légale si vous n’êtes pas certain de ce qu’il faut inclure.