Les contrats écrits dont vous avez besoin pour votre petite entreprise

La première raison, et sans doute la plus importante, d’avoir un contrat écrit est d’avoir un dossier clair de ce que toutes les parties ont convenu de faire. S’il est bien rédigé, un bon contrat permet à tout le monde de savoir à quoi s’en tenir : les employés, les fournisseurs, les propriétaires et les propriétaires d’entreprise eux-mêmes. 

Mais il y a d’autres raisons d’avoir des contrats écrits. 

• Un contrat écrit montre que vous êtes sérieux. Autrement dit, professionnel. Cela indique à l’autre partie que vous êtes un propriétaire d’entreprise digne de confiance. 

• Les contrats écrits découragent les mauvais comportements. Être d’accord verbalement pour faire quelque chose a moins de poids. Le fait de le mettre par écrit oblige tout le monde à réfléchir plus sérieusement aux plans, parce qu’un contrat écrit précise ce qui arrive si vous ne faites pas ce qui doit être fait.

• Les contrats écrits sont plus faciles à faire respecter. Même si une entente verbale peut suffire à créer une obligation légale, si les choses tournent mal et que les parties ne sont pas d’accord, ce « oui » oral est difficile à prouver. Quand vous mettez cela par écrit — ou une signature numérique sur un document — cela crée une preuve claire de l’entente. Un contrat bien rédigé rappelle aux parties ce qui arrivera si elles ne respectent pas leur part de l’entente.

"Avec tout ce qui se passait quand je mettais mon magasin sur pied — louer un local, trouver des fournisseurs, embaucher du personnel — j’ai simplement dû agir vite. Je n’avais ni le temps ni l’argent de préparer des contrats écrits pour tout, ni d’examiner les contrats qu’on me présentait. C’est la vie d’un entrepreneur, j’imagine! Mais maintenant, j’aurais aimé prendre mon temps. Beaucoup de mes ententes se transforment en situations du genre “il a dit, elle a dit”."

– Jean, Port Moody, C.-B.

Alors, quels contrats écrits chaque propriétaire de petite entreprise devrait-il avoir en place? En voici quelques-uns à considérer :

• Des contrats avec vos travailleurs. Voici votre dossier indiquant combien ils sont payés, leur titre d’emploi et le temps de vacances auquel ils ont droit. Les conventions d’emploi écrites peuvent aussi préciser les obligations liées à l’indemnité de départ, l’exclusivité (à savoir si votre travailleur est libre de travailler aussi pour d’autres personnes) et la propriété intellectuelle. Elles peuvent aussi être importantes pour aider à déterminer si vos travailleurs sont des entrepreneurs indépendants ou des employés.

• Des contrats avec vos fournisseurs. Les ententes écrites peuvent, entre autres, établir les modalités de paiement, l’exclusivité, les délais de livraison et les mécanismes de règlement des différends.

• Un bail commercial bien réfléchi. Le plus souvent, votre propriétaire exigera de toute façon un contrat écrit ici. Mais cela ne veut pas dire que vous devriez simplement signer sans le lire — lisez-le! Il est particulièrement important de comprendre exactement ce que vous devez payer chaque mois, ce que le propriétaire doit fournir, et combien de temps dure le bail (et si vous pouvez y mettre fin plus tôt, et comment).

• Des contrats avec vos clients. Un café n’a pas besoin d’un contrat compliqué avec ses habitués. Mais une entreprise de services professionnels — comme un designer ou un entrepreneur en rénovation résidentielle — aurait intérêt à avoir un modèle d’entente adapté à chaque client. Les éléments clés sont les modalités de paiement, les acomptes, les échéances et un processus clair pour expliquer comment les défauts seront traités.

"Après une bonne conversation avec un fournisseur clé, il m’a envoyé des documents à signer. Le premier document était un bon de commande d’une page, donc c’était assez simple à comprendre. Mais l’autre était plus détaillé : huit pages de modalités et conditions très denses. Je n’ai pas pris le temps de le lire attentivement et je l’ai simplement signé. Maintenant, un petit différend est survenu entre nous, et j’ai appris que ces modalités et conditions signifient que je ne peux pas utiliser d’autres fournisseurs et que je suis lié à cette entente pendant une année complète."

– Ajeet, Richmond, C.-B.

Les petits caractères : dès qu’ils les voient, bien des gens décrochent. Mais avant de signer un contrat, il est important de lire et de comprendre dans quoi vous vous engagez. De façon générale, voici quelques questions auxquelles vous devriez pouvoir répondre avant d’accepter quoi que ce soit :

• Qu’est-ce que je dois faire? Et qu’est-ce que je peux faire? C’est une distinction importante. Certains éléments d’un contrat sont obligatoires, tandis que d’autres peuvent être facultatifs. Par exemple, vous devez peut-être acheter 100 boîtes de gobelets à café d’ici le 15 du mois, mais vous avez ensuite l’option d’acheter 50 autres boîtes à moitié prix avant la fin du mois. Cherchez les mots « devez », « ferez » et « devrez » pour les choses que vous êtes probablement tenu de faire, et « pouvez » pour les dispositions facultatives.

• Quand dois-je payer? Parfois, vous devez payer d’avance; d’autres fois, vous pouvez payer à la livraison ou à la fin du mois. Faites attention aux dépôts versés d’avance — surtout avec des personnes avec qui vous n’avez jamais fait affaire. Elles pourraient prendre votre argent et disparaître. (Vous pouvez toujours poursuivre en justice, mais c’est coûteux, long et stressant.)

• Puis-je apporter des changements? Disons que vous n’avez pas besoin de 100 boîtes de gobelets à café ce mois-ci. Pouvez-vous aviser le fournisseur à l’avance que vous n’en voulez que 25, ou n’avez-vous pas le droit d’apporter des changements? Plus vous avez de souplesse comme propriétaire de petite entreprise, mieux c’est.

Rien ne remplace l’avis d’un professionnel pour examiner un contrat important avant de le signer. Qu’est-ce qui est considéré comme « important »? Signer un bail de cinq ans, généralement oui, tandis qu’embaucher un employé à temps partiel, peut-être pas. Bien sûr, tout dépend de la nature de votre entreprise. Vous le savez mieux que quiconque.

N’oubliez pas que vous avez un pouvoir de négociation. Vous êtes peut-être propriétaire d’une petite entreprise, mais vous avez quand même du poids — que ce soit avec de nouvelles recrues, des fournisseurs ou des propriétaires. Travaillez votre visage impassible et ne sentez pas obligé d’accepter une première offre. Prenez votre temps, examinez les contre-offres et les ajustements aux conditions clés, et ne signez que lorsque vous êtes prêt. 

Vous n’avez pas à essayer de rédiger un contrat à partir de zéro — des avocats ont déjà fait ce travail. Alors, où pouvez-vous aller pour commencer?

• Un bon avocat d’affaires. Oui, oui, « bon » et « avocat » peuvent figurer dans la même phrase. Les modèles de prestation de services juridiques changent; la facture pour ce dont vous avez besoin pourrait être moins élevée que vous le pensez. Demandez un devis dès le départ et demandez ce qui est inclus. Si vous constituez votre entreprise en société par l’entremise d’un avocat, il pourrait vous fournir de bons modèles de contrats de démarrage (comme des contrats de travail pour votre personnel). Certains pourraient demander seulement des frais mensuels fixes pour des conseils juridiques. Vous devez simplement magasiner un peu.

• Les services d’abonnement en ligne. Certains sites Web canadiens se spécialisent dans les contrats de base que vous pouvez remplir en ligne. Mais ils ne sont pas parfaits. Ils ne seront pas adaptés à votre situation et pourraient ne pas être propres à la C.-B. (certaines règles contractuelles diffèrent d’une province à l’autre). Alors, allez-y avec prudence.

Lisez chaque clause attentivement et apportez les changements nécessaires. Si vous ne voyez pas quelque chose d’important pour vous, ajoutez-le. Ne sentez pas que cela doit avoir l’air compliqué simplement parce qu’il s’agit d’un document juridique : écrivez dans un langage clair et facile à comprendre. Cela aidera tout le monde à savoir ce à quoi ils consentent. Nous avons d’autres conseils ici pour la rédaction de contrats.

L’époque où les commis au classement exigeaient des documents signés en trois exemplaires est révolue. Une signature électronique avec une copie enregistrée dans le nuage est maintenant la norme. Il est assez facile d’organiser vos contrats, et plus vous vous y mettez tôt, mieux c’est. 

Cela dit, n’essayez pas d’imposer un système que vous ne pouvez pas maintenir. Voici quelques conseils pour simplifier le processus :

• Utilisez toujours la même adresse courriel pour les contrats d’affaires. De nombreux contrats sont signés électroniquement. Le fait de tout faire passer par une seule adresse courriel rendra vos contrats signés plus faciles à retrouver.

• Faites signer les documents! Cela peut sembler un peu bête, mais il est facile d’oublier cette étape et de se retrouver avec une copie de traitement de texte d’un contrat qui n’est pas valide parce que personne ne l’a signé. Vous pouvez utiliser un logiciel de signature électronique (comme Hellosign) qui fait le suivi de ce genre de chose.

• Renommez les fichiers. Il n’y a pas de règles strictes ici. Faites ce qui vous convient pour rester organisé. Par exemple, tous vos noms de fichiers pourraient inclure la date, une description et un statut. Quelque chose comme : « 2021.06.17 Contrat d’emploi John Smith - copie finale signée ». Mais peu importe ce que vous faites, soyez constant. Vous vous en remercierez plus tard quand vous chercherez un fichier précis.

• Créez une structure de dossiers qui vous convient. Certaines personnes mettent simplement tous leurs contrats dans un dossier appelé « CONTRATS SIGNÉS ». D’autres peuvent avoir divers sous-dossiers consacrés à des sujets précis ou à des dates. Les deux approches peuvent fonctionner; assurez-vous simplement que cela vous convient.