Donc, vous avez accepté de gérer les affaires financières d’une autre personne. Vous êtes peut-être un fondé de pouvoir en vertu d’une procuration ou un représentant en vertu d’une entente de représentation standard. Vous assumez une tâche admirable, mais qui peut être lourde et ingrate. Nous offrons des outils conçus pour vous aider dans votre rôle.
Votre boîte à outils
Lorsque vous commencez à agir comme avocat ou représentant, voici les premières choses que vous devriez faire.
Examinez le document juridique. Comprenez quand il entre en vigueur et quels pouvoirs il vous donne. Y a-t-il plusieurs avocats ou représentants? Prévoit-il que vous soyez rémunéré?
Renseignez-vous sur vos responsabilités juridiques et vos principales fonctions. Avocats, consultez notre page sur vos principales fonctions en tant qu’avocat.
Discutez de votre rôle avec l’adulte. Parlez avec l’adulte de votre rôle. Soyez au clair sur le moment où vous commencerez à agir comme son avocat ou représentant. Discutez de la façon dont vous l’appuierez dans la prise de décisions. Passez en revue la façon dont vous tiendrez des dossiers.
Remettez des copies du document juridique. Communiquez avec les banques, les entreprises ou les personnes avec qui l’adulte fait affaire et remettez-leur des copies de la procuration ou de l’entente de représentation. Ne remettez jamais l’original. (Au besoin, un avocat ou un notaire public peut certifier qu’une copie est conforme au document original.)
Faites une liste des biens et des dettes de l’adulte. Dressez un inventaire des biens et des dettes de l’adulte à la date où vous commencez à agir en son nom. Incluez une estimation de la valeur des biens et des dettes. Voir ci-dessous pour plus de détails.
Préparez un budget. Préparez un budget des revenus et des dépenses de l’adulte. Voir ci-dessous pour plus de détails.
Mettez en place la tenue de dossiers. Mettez en place un système de classement pour les dossiers que vous tiendrez. Voir ci-dessous pour plus de détails.
Vérifiez les assurances de l’adulte. Assurez-vous que les biens de l’adulte sont adéquatement assurés.
Téléchargez une liste de vérification que vous pourrez cocher au fur et à mesure que vous accomplissez ces tâches.
Tenez une liste à jour des biens et des dettes de l’adulte. La liste devrait inclure une estimation de la valeur des biens et des dettes, s’il est raisonnable de le faire.
Votre liste des biens et de l’argent pourrait inclure :
des biens personnels comme des meubles, des électroménagers, des appareils électroniques, des vêtements, des bijoux, des objets de collection, etc.
biens immobiliers
des voitures et autres véhicules
des comptes chèques et d’épargne
de l’argent comptant
des placements comme des certificats de placement garanti (CPG), des actions, des obligations, des régimes enregistrés d’épargne-retraite (REER) et des fonds enregistrés de revenu de retraite (FERR)
des polices d’assurance
des fiducies dont l’adulte est bénéficiaire
La liste devrait aussi inclure les dettes comme toute hypothèque, tout prêt, toute facture de carte de crédit impayée, toute marge de crédit, etc.
Vous pouvez télécharger un modèle d’inventaire sur notre site Web.
Voici un exemple d’inventaire.
| Meubles | Article | Valeur estimée | Notes |
|---|---|---|---|
| Meubles | |||
| Salon | Divan | $800 | Acheté en 2015 chez IKEA |
| Salon | Chaise | $400 | Achetée en 2012 chez IKEA |
| ... | ... | ... | ... |
| Valeur estimée totale des meubles | $6,500 | ||
| Transport | |||
| Garage | Voiture | $10,000 | Toyota Corolla 2012 |
| Garage | Vélo | $500 | Norco 2012 |
| Valeur estimée totale des véhicules | $10,500 | ||
| ... | ... | ... | ... |
Vous devriez avoir un budget qui indique les sources de revenus et les dépenses de l’adulte. Ce n’est pas exigé expressément par la loi, mais cela vous aidera à faire le suivi des dépenses.
Vous pouvez télécharger un modèle de budget sur notre site Web.
Voici un exemple de budget.
| Région | Article | Montant (mensuel) |
|---|---|---|
| Dépenses | ||
| Logement | Hypothèque ou loyer | $750 |
| Électricité | $100 | |
| Gaz | $50 | |
| Assurance | $50 | |
| Entretien | $50 | |
| Total des dépenses de logement | $1,000 | |
| Transport | Paiement du prêt automobile | $200 |
| Paiement de l’assurance automobile | $125 | |
| Essence | $75 | |
| Carte d’autobus | $100 | |
| Valeur totale des dépenses de transport | $500 | |
| ... | ... | ... |
| Dépenses totales | $2,000 | |
| Revenu | ||
| Pensions | Sécurité de la vieillesse (SV) | $850 |
| Régime de pensions du Canada | $650 | |
| Revenu total provenant des pensions | $1,500 | |
| Autre | Revenu de location | $200 |
| Revenu d’intérêts d’un REER | $300 | |
| Revenu total provenant d’autres sources | $500 | |
| Revenu total | $2,000 |
Mettez en place un système de classement pour tous les documents que vous conserverez.
Vous pouvez créer un dossier pour les relevés bancaires mensuels et les rapprochements joints. S’il y a des rapports sur les placements, mettez-les dans des dossiers. Vous devrez aussi préparer, produire et conserver une copie des déclarations annuelles de revenus. Vous pourriez créer un dossier pour la documentation fiscale de chaque année.
Pour les autres documents importants, l’adulte a peut-être déjà un système de classement. Sinon, vous pourriez utiliser un système de classement avec des dossiers, un cartable avec des pochettes protectrices à soufflets, ou même des enveloppes de format manille.
Une option qui peut très bien fonctionner est un dossier extensible en poly avec plusieurs pochettes pour garder tous les documents importants au même endroit, à l’abri des éléments.
Vous pouvez acheter un dossier extensible en poly à 26 pochettes qui peut contenir 26 types importants de documents dans les cinq catégories du système de classement PFILE : Personnel, Financier, Insurance, Juridique et planification de la Succession et préalable.
| Système PFILE | |
|---|---|
| I | Personnel |
| 1 | Certificat de naissance / Papiers d’adoption |
| 2 | Études / Service militaire |
| 3 | Historique d’emploi / Curriculum vitæ ou CV |
| 4 | Contrat prénuptial / Certificat de mariage / Divorce / Entente de séparation |
| 5 | Histoire familiale |
| 6 | Documents religieux |
| 7 | Antécédents médicaux / Liste des médecins / Ordonnances / Dossiers médicaux |
| II | Financier |
| 8 | Liste des comptes bancaires / Relevés bancaires / Coffret de sûreté |
| 9 | Cartes de crédit / Cartes de débit |
| 10 | Déclarations de revenus / Relevés de taxes foncières |
| 11 | Certificats de dépôt / Obligations d’épargne / Fonds communs de placement / Actions |
| 12 | REER / FERR / LIFs-RLIFs / LIOs / Rentes et TCA 90 |
| 13 | Sécurité de la vieillesse (SV) / Régime de pensions du Canada / Autre revenu |
| III | Assurance |
| 14 | Assurance incendie (biens) |
| 15 | Assurance automobile |
| 16 | Assurance vie |
| 17 | Assurance invalidité / médicale / dentaire |
| IV | Juridique |
| 18 | Titre de propriété de la maison / copropriété divise (strata) / chalet ou bail |
| 19 | Hypothèques / Contrats de prêt |
| 20 | Passeport / Papiers de citoyenneté |
| 21 | Titre du véhicule / Immatriculation |
| 22 | Documents de société / de partenariat |
| V | Succession et planification préalable |
| 23 | Procuration |
| 24 | Entente de représentation / Directives anticipées |
| 25 | Testaments / Information sur le wills registry (registre des testaments) / Codicilles / Lettre d’instructions à l’exécuteur testamentaire |
| 26 | Documents de fiducie |
Il existe des logiciels qui peuvent vous aider à gérer vos finances personnelles. Le plus connu est peut-être Quicken d’Intuit. Un service en ligne gratuit pour les finances personnelles est Mint, également d’Intuit. Ces services vous aident à établir des budgets, à suivre vos dépenses et à payer vos factures. Ils comprennent habituellement une fonction qui permet de télécharger et de rapprocher les relevés de compte bancaire avec vos propres dossiers.
Avec un logiciel de gestion financière, il est aussi beaucoup plus facile de fournir les rapports demandés par l’adulte ou par d’autres personnes.
