Louer un local pour votre entreprise

Il y a beaucoup de bonnes raisons pour une entreprise de louer un espace. Cela crée un point de rencontre où les employés et les entrepreneurs peuvent se réunir. Cela donne à votre personnel un endroit réservé pour travailler. Cela offre un espace pour rencontrer les clients. En somme, cela fait sortir votre entreprise du sous-sol — souvent au sens propre!

Mais d’abord, demandez-vous : Pourquoi ai-je besoin de louer un espace? Voici quelques pistes de réflexion :

• Que veulent vos clients? Si vous avez un commerce de détail, cela va de soi. Mais pour certaines entreprises de services professionnels, la réponse est moins claire. Peut-être que l’espace sert de carte de visite pour montrer votre niveau de professionnalisme. Recevez-vous beaucoup de clients sur place, ou les rencontrez-vous surtout de façon virtuelle? 

• Votre personnel viendra-t-il régulièrement sur place? C’est une considération plus importante que jamais, étant donné l’acceptation croissante des formules de travail flexibles. Certaines personnes ne veulent pas venir au bureau. D’autres oui. D’autres encore veulent une combinaison des deux. Pensez à sonder vos employés ou entrepreneurs actuels pour savoir ce qu’ils en pensent. Si vous n’avez pas encore embauché de nouvelles personnes, demandez-vous si votre entreprise a vraiment besoin que des gens soient sur place en tout temps. Moins il y a de personnes assises à des bureaux, plus l’espace dont vous aurez besoin sera petit — et probablement plus abordable ou mieux situé.

• Et que veut votre personnel? Utilise-t-il le transport en commun? Dans ce cas, un bureau plus cher près d’une ligne de transport en commun pourrait être préférable. Se déplace-t-il en voiture? Examinez les options avec stationnement. Essayez-vous d’attirer les meilleurs talents? Pensez à un espace dans un quartier plus branché.

• De quel type d’espace avez-vous besoin? Parcourez le fil Instagram de n’importe quelle jeune entreprise technologique et vous verrez des murs blanchis, des poutres en bois et des plantes verdoyantes dans des espaces ouverts et branchés. C’est attrayant, mais demandez-vous si c’est vraiment ce dont vous avez besoin. Si vos employés sont au téléphone toute la journée, ou si vos clients défilent constamment, des espaces fermés pourraient mieux convenir. 

• Votre entreprise a-t-elle besoin d’un zonage particulier? Dans certains secteurs de la ville, n’importe quel type d’entreprise n’est pas autorisé. Et vous ne pouvez pas toujours compter sur un propriétaire pour y prêter attention — il vous incombera souvent de vous assurer que vous avez les bons permis ou licences.

• Avez-vous envisagé un environnement de travail partagé? Les espaces de cotravail sont très populaires. Et l’adhésion comprend différents niveaux — vous pouvez louer un poste de travail flexible ou une salle de conférence réservée, selon votre budget. Et ce genre de bail comprend souvent des avantages comme Internet et des rafraîchissements. 

"En tant que propriétaire d’une petite entreprise, j’ai signé beaucoup de documents — des ententes de service, des documents de prêt, des contrats de travail. Mais aucun n’était aussi complexe que mon bail commercial. Il faisait environ 30 pages, avec des caractères très petits, et c’était tellement technique. La seule chose que j’avais l’impression de vraiment comprendre, c’était le loyer mensuel et la date de fin du bail. Mais j’aimais vraiment l’espace, alors j’ai signé sans bien comprendre tous mes droits juridiques. Mon loyer mensuel est beaucoup plus élevé que ce à quoi je m’attendais; j’aurais dû obtenir plus de précisions sur toutes les dépenses communes de l’immeuble dont j’étais responsable."

– Sean, Vancouver, C.-B.

On comprend. Les documents de bail sont souvent longs et complexes. Et ils ne sont pas toujours modifiables de toute façon — même si vous trouvez quelque chose dans le libellé que vous voulez changer, le propriétaire pourrait refuser. Il est donc tentant de simplement signer et d’en finir.

Mais vous avez toutes les raisons de ne pas le faire. Même si vous ne pouvez pas négocier, vous devriez au minimum comprendre les éléments clés de votre bail commercial. Cela vous aidera à établir votre budget correctement et à savoir ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire après avoir signé. Voyons quelques points à surveiller.

De façon générale, il existe deux types de baux : le bail brut et le bail net. Dans un bail brut, vous payez le coût des locaux et toutes les dépenses accessoires du propriétaire. (En gros, tout ce qui n’est pas le loyer.) Dans un bail net, vous payez seulement le coût des locaux, et peut-être certaines dépenses accessoires (comme la facture d’électricité de votre propre espace). 

Il existe aussi des variantes du bail brut et du bail net. Certains baux bruts sont des baux bruts modifiés, où vous partagez les dépenses accessoires avec le propriétaire. Certains baux nets sont des baux double net ou triple net, où vous devez payer directement deux ou trois dépenses accessoires. Il existe même le bail net absolu où, vous l’avez deviné, le locataire paie tout.

Il y a aussi le bail à loyer proportionnel, où vous payez un loyer de base plus une partie de vos ventes mensuelles. Ces baux sont courants dans les centres commerciaux. 

La lecture du bail vous aidera à préciser dans quelle catégorie il entre. Et connaître le jargon vous aidera à garder un bon visage impassible quand vous poserez des questions ou négocierez avec un propriétaire.

Très souvent, ce n’est pas évident. D’abord, vous devez comprendre le loyer de base. C’est ce que vous payez pour l’utilisation de l’espace. Il est souvent exprimé en prix par pied carré. Et la superficie indiquée par le propriétaire peut être très différente de l’espace réellement « utilisable » — assurez-vous de faire une visite avec un ruban à mesurer pour vérifier que ce nombre est exact. 

Ensuite, vous devez comprendre les frais accessoires. Ce sont tous les coûts autres que le loyer de base qui pourraient être inclus dans votre loyer total. Les taxes foncières du propriétaire, l’assurance et les coûts d’entretien en sont des exemples. Les propriétaires répartissent habituellement ces dépenses entre toutes les unités d’un immeuble, mais pas toujours. Assurez-vous de savoir quels frais accessoires sont à votre charge.

Enfin, vous devez comprendre le calendrier des paiements. Certains baux vous demandent de payer le même montant chaque mois. D’autres peuvent prévoir des paiements graduels qui augmentent (ou diminuent) avec le temps. On vous demandera souvent un dépôt, qui peut généralement être retenu jusqu’à la fin de votre bail (au lieu d’être simplement appliqué au dernier mois). 

La location d’un local ne concerne pas seulement votre situation actuelle. Il est important de connaître vos droits pour la suite. Pouvez-vous renouveler votre bail au même taux? Pouvez-vous le renouveler plus tôt pour obtenir un meilleur taux? Voulez-vous être le premier à pouvoir louer un local adjacent dans l’immeuble si votre entreprise prend de l’expansion? Assurez-vous de pouvoir répondre à ces questions avant de signer.

Réfléchissez aussi à la possibilité que vous vouliez, ou deviez, quitter les lieux plus tôt. Certains baux vous permettent de sous-louer ou de céder le bail (habituellement avec le consentement du propriétaire). Décidez à l’avance si vous aurez besoin de cette flexibilité. À l’inverse, un propriétaire pourrait vouloir mettre fin au bail plus tôt si, par exemple, il prévoit réaménager l’immeuble. Si c’est le cas, vérifiez combien de préavis il devra vous donner.

Bien sûr, si vous ne renouvelez pas, vous devrez déménager. Mais certains locataires sont surpris d’apprendre que les améliorations qu’ils ont installées ne peuvent pas être emportées avec eux. Étagères sur mesure, revêtement de sol, machinerie — tout ce que vous avez ajouté au local (on appelle cela des « améliorations locatives ») reste habituellement sur place. Si vous voulez conserver ces choses, assurez-vous que le bail le précise. Et assurez-vous de bien comprendre le processus pour récupérer votre dépôt.

"C’était la première fois que je louais un espace, et l’immeuble était assez récent, alors je me suis dit que je n’aurais pas beaucoup de succès si je demandais un rabais sur le prix mensuel affiché. Mais j’ai réussi à faire payer au propriétaire une petite rénovation que je voulais faire dans la salle de réunion. Et il a accepté que je puisse garder les meubles et les étagères une fois que nous aurions quitté les lieux. Le prix n’est pas le seul point à négocier, semble-t-il!"

– Alice, Victoria, C.-B.

Grâce aux renseignements ci-dessus, vous comprenez maintenant mieux ce qu’il faut vérifier avant de signer un bail commercial. Vous êtes maintenant prêt à retrousser vos manches et à négocier avec le propriétaire. Voici comment vous y prendre.

Il vaut la peine de le répéter : ayez un budget en tête pour vos dépenses mensuelles liées à l’espace. La partie difficile consiste à prévoir cela pour l’avenir. N’oubliez pas que certains baux permettent des paiements gradués au fil du temps, ce qui signifie que vous pouvez payer moins pendant les premiers mois.

Examinez des locaux comparables dans le quartier qui vous intéresse. Appelez un agent immobilier commercial et demandez-lui son avis — il travaille souvent à commission pour un propriétaire, donc vous n’avez pas à vous inquiéter de devoir payer de votre poche. 

Ensuite, examinez l’immeuble lui-même. Est-ce qu’il n’est pas à la hauteur de la qualité annoncée? Y a-t-il des travaux de construction à proximité qui pourraient être bruyants ou décourager les clients de venir? Y a-t-il d’autres locataires qui ne sont pas compatibles avec votre entreprise — ou qui lui font concurrence? Pensez à discuter avec certains des autres locataires — ils pourraient vous donner des renseignements précieux pour savoir si c’est un bon immeuble ou si le propriétaire est difficile à gérer.

Et avant d’envisager d’emménager, soyez à l’écoute de ce qui se dit dans le quartier. Demandez à d’autres locataires du secteur s’ils aiment être là et comment l’achalandage piétonnier a été dernièrement. 

Ne vous attachez pas à un seul espace — c’est une façon sûre de payer trop cher.

Nous avons mentionné (à l’étape 2) de parler à un courtier immobilier commercial. S’il s’agit d’un bail relativement coûteux, dépenser un peu d’argent pour un avocat pourrait être un bon investissement. Un bon avocat en droit des affaires ne se contentera pas d’examiner vos risques juridiques, il pourra aussi vous aider à négocier avec le propriétaire. Cela montre au propriétaire que vous devez être pris au sérieux.

Et gardez ceci à l’esprit : si un propriétaire a un avocat, ne supposez pas qu’il défendra vos intérêts.

Il ne s’agit pas seulement du loyer mensuel. Vous devriez vous demander si vous seriez prêt à emménager au prix affiché si le propriétaire faisait d’abord quelques rénovations pour vous. Ou peut-être préféreriez-vous faire les rénovations vous-même et demander au propriétaire de les payer (ou d’aider à les financer). Si un local est vacant depuis un certain temps, vous serez en meilleure position pour négocier un ou deux mois gratuits.

Pensez à une clause sur les concurrents. Vous ne voudrez peut-être pas qu’une autre entreprise qui fait la même chose que vous s’installe au bout du couloir et risque d’attirer vos clients ou de vous enlever du personnel.

Enfin, si un propriétaire veut pouvoir mettre fin au bail avant la fin de la durée prévue, pensez à ajouter un montant de pénalité pour couvrir vos coûts de déménagement (ou les coûts des améliorations que vous apportez au local pendant la durée du bail).

Ce ne sont que quelques idées. Pensez à obtenir un point de vue mieux adapté à votre situation auprès d’un avocat, ou même d’un ami ou d’un collègue qui s’y connaît en affaires. 

Certaines personnes sont plus à l’aise de parler en personne, d’autres préfèrent le téléphone, d’autres veulent simplement envoyer une contre-offre par écrit. Vous devez choisir un mode de négociation qui vous donnera le plus de confiance.