Accéder à vos dossiers médicaux

« Au cours des deux dernières années, mon problème cardiaque s’est aggravé. Je consulte mon médecin habituel et deux spécialistes. J’avais de la difficulté à faire le suivi de tous les tests et des médicaments. J’ai décidé de demander mes dossiers médicaux. J’ai dû payer de petits frais, mais maintenant, j’ai une copie de tous mes dossiers que je peux consulter au besoin. »

– Bruce, North Vancouver, C.-B.

En vertu de la loi de la C.-B., les fournisseurs de soins de santé sont tenus de conserver un dossier des soins médicaux qu’ils vous fournissent. 

Les règles précises sur la tenue de dossiers varient selon le type de fournisseur de soins de santé en cause. (Voir, par exemple, les règles qui s’appliquent aux médecins, aux psychologues autorisés et aux chiropraticiens.) 

En général, toutefois, ces règles s’appliquent à tous les fournisseurs de soins de santé. 

Les dossiers qu’ils conservent doivent expliquer clairement la raison de votre visite. Ils doivent aussi décrire clairement : 

• tous les examens demandés

• le diagnostic posé

• tout traitement, toute recommandation ou tout médicament

Les dossiers peuvent être sur papier ou en format électronique. S’ils sont écrits à la main, ils doivent être lisibles. 

Les dossiers sur les soins que vous recevez comprennent aussi des copies de toute correspondance entre vous et le fournisseur de soins de santé concernant votre santé. Ils comprennent également les dossiers d’autres fournisseurs de soins de santé qui se trouvent dans votre dossier, ou la correspondance échangée avec eux. 

Les fournisseurs de soins de santé ont l’obligation de s’assurer que les renseignements dans vos dossiers médicaux sont exacts et complets. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez leur demander de les corriger. (Voyez comment corriger une erreur dans vos dossiers médicaux.)

En général, votre médecin ou un autre fournisseur de soins de santé doit vous permettre de consulter les renseignements dans votre dossier médical. Sauf s’il croit que cela pourrait vous mettre, vous ou une autre personne, en danger. (Il existe quelques autres exceptions très précises, expliquées dans la section suivante.)

Les renseignements contenus dans ce dossier vous appartiennent. Cependant, le dossier physique ne vous appartient pas. Il appartient à la personne ou à l’organisme qui l’a créé — l’hôpital, le médecin ou un autre fournisseur de soins de santé. Par conséquent, vous avez le droit de recevoir une copie du dossier, mais pas l’original. Vous pourriez devoir payer des frais pour obtenir une copie de votre dossier médical. Cela est expliqué ci-dessous.

Dans certaines circonstances précises prévues par la loi de la C.-B., un fournisseur de soins de santé ou un hôpital peut refuser de vous laisser consulter vos dossiers médicaux. 

Quand l’accès peut être refusé

Un fournisseur de soins de santé doit vous refuser l’accès à vos dossiers médicaux si la divulgation des renseignements :

• pourrait menacer la santé ou la sécurité physique ou mentale d’une autre personne,

• pourrait causer un préjudice immédiat ou grave à votre santé ou à votre sécurité physique ou mentale,  

• révélerait des renseignements personnels au sujet d’une autre personne, ou

• révélerait l’identité d’une personne qui a fourni des renseignements personnels confidentiels au sujet d’une autre personne.

De plus, un organisme public comme un hôpital ou une autorité sanitaire doit vous refuser l’accès à vos dossiers médicaux si le fait de vous permettre de les consulter nuirait à l’application de la loi.

De plus, un fournisseur peut vous refuser l’accès à vos dossiers médicaux si :

• les renseignements sont protégés par le secret professionnel de l’avocat (par exemple, ils font partie d’un avis juridique ou d’une affaire portée devant les tribunaux), ou

• les renseignements ont été recueillis dans le cadre d’une enquête en cours, ou

• les renseignements ont été recueillis dans le cadre d’une médiation ou d’un arbitrage, ou

• la divulgation des renseignements révélerait des renseignements commerciaux confidentiels.

Dans certains cas, un fournisseur peut limiter votre accès à certains renseignements dans vos dossiers médicaux, tout en vous permettant de consulter le reste. 

Si l’accès vous est refusé

Si un fournisseur vous refuse l’accès à la totalité ou à une partie de vos dossiers médicaux, il doit vous expliquer pourquoi. Il doit aussi vous dire :

• comment communiquer avec un employé qui peut répondre à vos questions, et

• que vous pouvez demander une révision de la décision dans les 30 jours.

Vous pouvez prendre certaines mesures pour contester une décision vous refusant l’accès à vos dossiers médicaux. Nous vous expliquons les étapes ci-dessous.

En vertu de la loi canadienne, même si les renseignements contenus dans vos dossiers médicaux vous appartiennent, les dossiers physiques, eux, ne vous appartiennent pas. Ils appartiennent à la personne ou à l’organisme qui les a créés. Habituellement, il s’agit de votre médecin, d’un hôpital ou d’un autre fournisseur de soins de santé.

Dans la plupart des cas, les fournisseurs de soins de santé vous permettront de consulter gratuitement les renseignements contenus dans vos dossiers médicaux. Toutefois, en vertu de la loi de la C.-B., les fournisseurs peuvent vous demander des frais minimes pour accéder à vos dossiers. (Les hôpitaux et les autres organismes publics, comme les autorités sanitaires, ne peuvent toutefois pas vous facturer pour accéder à vos propres renseignements.)

Des frais minimes sont des frais qui servent seulement à couvrir les coûts de production du dossier — aucun profit n’est permis. (En général, cela comprend les frais de copie et d’envoi postal ou, si les dossiers sont électroniques, les frais d’impression et de transfert sur un support de stockage.) Les fournisseurs de soins de santé ne sont généralement pas tenus de fournir les dossiers dans le format que vous choisissez.

Lorsqu’il facture des frais, un fournisseur de soins de santé doit vous remettre une estimation écrite des frais avant de traiter la demande. Demandez à votre fournisseur de soins de santé si vous pouvez prendre une photo de vos dossiers médicaux avec votre téléphone. Cela évite au fournisseur les coûts liés à la production d’une copie.   

Les fournisseurs de soins de santé n’ont pas le droit de communiquer vos dossiers médicaux sans votre permission, sauf dans des situations très limitées. 

Par exemple, ils peuvent communiquer vos dossiers médicaux à d’autres fournisseurs de soins de santé qui vous traitent. Les fournisseurs de soins dans votre cercle de soins ont le droit de consulter vos dossiers médicaux si ces renseignements sont pertinents pour les soins et le traitement qu’ils vous donnent. Les dossiers communiqués à d’autres fournisseurs de soins de santé peuvent comprendre des documents découlant de consultations avec des spécialistes en diagnostic, en santé mentale, en réadaptation, en soins infirmiers et avec d’autres professionnels de la santé réglementés. 

De plus, les fournisseurs de soins de santé sont tenus par la loi de communiquer vos dossiers médicaux à certaines autorités, en réponse à une ordonnance du tribunal, ou dans certaines circonstances précises, par exemple pour la sécurité publique. Par exemple, si vous êtes soigné pour une blessure par balle ou par arme blanche, l’établissement de santé que vous avez visité doit signaler certains détails à la police locale.

Nous expliquons les situations dans lesquelles d’autres peuvent avoir accès à vos dossiers médicaux. Dans le but de réduire l’usage du papier, de nombreux fournisseurs de soins de santé passent aux dossiers médicaux numériques (appelés dossiers électroniques). En ce qui concerne les dossiers électroniques, les mêmes lois s’appliquent en matière d’accès et de protection de la vie privée.

Commencez par demander

Pour accéder à vos dossiers médicaux, la première étape la plus simple est de demander. Votre fournisseur de soins vous donnera probablement la possibilité de les consulter sans que vous ayez à faire une demande officielle d’accès. 

Faites une demande écrite

Vous pouvez décider de présenter votre demande de façon plus officielle, afin de pouvoir vous appuyer sur vos droits légaux à l’information si cela devient nécessaire. Pour ce faire, vous devez présenter votre demande par écrit.

Adressez votre demande au fournisseur de soins de santé, à l’hôpital ou à l’établissement médical qui a créé les dossiers.  

• Si vous demandez des dossiers à un fournisseur de soins de santé en cabinet privé, vous pouvez utiliser ce formulaire du bureau du commissaire à l’information de la C.-B..

• Si vous demandez des dossiers à l’un de ces hôpitaux ou établissements médicaux, utilisez ce formulaire.

Soyez aussi précis que possible. Donnez assez de détails pour que le fournisseur puisse vous identifier et reconnaître les dossiers que vous cherchez. Remettez votre demande directement au fournisseur. 

Gardez une copie de votre demande. Notez la date à laquelle elle a été reçue. Selon la loi, le fournisseur doit répondre à votre demande dans les 30 jours suivant sa réception. (Dans certains cas, une prolongation peut être permise.) 

Un fournisseur de soins de santé ou un établissement médical pourrait refuser votre demande de consulter vos dossiers médicaux. Voyez ce que vous devez savoir ci-dessus au sujet des situations où ils peuvent vous refuser l’accès à vos renseignements. 

Si l’accès à vos dossiers médicaux vous a été refusé, vous pouvez demander un examen de la décision par le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de la C.-B..  Vous devez faire la demande par écrit. Vous pouvez envoyer un courriel ou une lettre, ou utiliser le formulaire de plainte du commissaire à l'information : 

• Utilisez ce formulaire si vous avez affaire à un hôpital ou à un autre établissement médical public.

• Utilisez ce formulaire si vous avez affaire à un fournisseur de soins de santé en pratique privée.

Indiquez clairement ce que vous demandez : un examen d’une décision vous refusant l’accès à vos dossiers médicaux. Vous devrez aussi envoyer les documents suivants :

• Une copie de votre demande originale de dossiers.

• Une copie de toute réponse du fournisseur.  

• Des copies de toute correspondance entre vous et le fournisseur au sujet de votre demande de dossiers.

Il n’y a aucuns frais pour déposer une plainte auprès du commissaire à l'information.

Si votre demande d’examen est acceptée, vous recevrez une lettre vous l’indiquant. Votre dossier sera confié à un enquêteur, qui communiquera avec vous et vous informera des prochaines étapes. 

Si votre demande est refusée, vous recevrez une lettre expliquant pourquoi. Ce guide contient plus d’information sur les raisons pour lesquelles votre demande peut être refusée.

Si un fournisseur de soins de santé vous empêche d’accéder à vos dossiers médicaux, vous pouvez contester sa décision. Si le commissaire à l’information n’est pas en mesure de régler le problème, vous pouvez porter plainte auprès de l’organisme de réglementation du fournisseur.

Par exemple, s’il s’agit de votre médecin, vous pouvez porter plainte auprès de l’organisme de réglementation des médecins, le College of Physicians and Surgeons of BC. Remplissez et soumettez ce formulaire de plainte au service des plaintes du College.

Le site Web BC Health Regulators met des liens vers les organismes de réglementation de plus de 20 types de fournisseurs de soins de santé en C.-B. Communiquez avec l’organisme de réglementation approprié et portez plainte pour contester la décision du fournisseur de soins de santé.

Selon la loi en C.-B., les fournisseurs de soins de santé doivent s’assurer que les renseignements dans vos dossiers médicaux sont exacts et complets. Vous avez le droit de demander que toute erreur ou omission soit corrigée (voyez comment corriger une erreur dans vos dossiers médicaux).

Par votre intermédiaire, oui. Les renseignements contenus dans le dossier médical de votre médecin sont considérés comme confidentiels entre vous et votre médecin. Si vous souhaitez que des renseignements figurant dans votre dossier médical soient transférés à un fournisseur de soins alternatifs, comme un naturopathe ou un chiropraticien, vous devez présenter une demande écrite au médecin. Votre médecin vous remettra directement les renseignements. Vous serez ensuite libre de transmettre ces renseignements à votre fournisseur de soins alternatifs.

Dans certaines circonstances limitées, oui. Par exemple, si vous avez une demande auprès de l'ICBC découlant d'un accident de voiture, votre médecin a l'obligation légale de fournir certains renseignements à l'ICBC, avec ou sans votre consentement. Vous pouvez vous renseigner sur le type de renseignements qu'un tiers comme l'ICBC exigera avant de présenter une demande. S'il y a des renseignements sensibles dans votre dossier médical, vous pouvez demander qu'ils ne soient pas communiqués au tiers. (La possibilité de les retenir dépendra aussi de la question de savoir s'ils sont considérés comme pertinents pour la demande du tiers.)

Nous expliquons les situations dans lesquelles d'autres personnes peuvent accéder à votre dossier médical.

Selon la loi en C.-B., votre médecin doit conserver vos dossiers médicaux pendant au moins 16 ans à partir de la date de la dernière inscription au dossier. De plus, votre médecin doit conserver tout dossier datant de la période où vous étiez mineur (c’est-à-dire âgé de moins de 19 ans) jusqu’à ce que vous atteigniez l’âge de 35 ans, peu importe la date de la dernière inscription au dossier.

Selon une autre loi, un hôpital ou un autre établissement médical public doit conserver vos dossiers médicaux pendant au moins 10 ans.

Votre fournisseur de soins de santé n’a pas le droit de détruire vos dossiers médicaux avant les délais expliqués ci-dessus, même si vous le lui demandez.