我在一个非营利组织的董事会任职。我们何时可以举行不公开会议？

通常，非营利社团的董事会会议可以有其他人出席，例如审计师、执行主任或其他高级员工。闭门会议是指只有董事会成员出席的会议。 

何时可以举行闭门会议

卑诗省 Societies Act（《社团法》）并未规定董事会会议必须在何时以闭门方式举行。是否举行闭门会议通常由董事会决定，主要由主席酌情决定。例如，在讨论并非董事会成员的社团高级管理人员，或对董事行为存在疑问时，可能会举行闭门会议。整场会议都可以闭门举行，也可以只在会议的一部分时间闭门进行。

在调查被指称的不当行为时，可以使用闭门会议，以免管理人员或社团成员在董事会全面审查事件前仓促下结论。闭门会议可以有详细会议记录，也可以没有——记录通常只会注明董事会在会议的某个时段举行了闭门会议；如有详细记录，通常会予以保密。 

董事与利益冲突

董事有义务披露任何实际存在或可被认为存在的利益冲突，并且不得就该事项投票，也不得在讨论该事项时在场。社团董事会的最佳做法是制定利益冲突政策，其中应包含利益冲突构成与不构成的具体例子。

如果您认为某位董事的利益冲突没有得到适当披露，您可以先告知董事会主席，并由他决定应遵循的程序。这可能会先由主席与相关董事进行一对一谈话。 

否则，如果您希望法院审查某位董事的行为，可以参考Societies Act（《社团法》）第102和103条。社团成员可以直接采取这些行动，但前提是您有充分的不当行为证据。而且，这类案件可能需要很长时间才能走完法院程序。因此，最好将此类措施留给严重指控，例如社团资金失踪或被挪用。鉴于这类法律行动涉及大量程序和表格，您可能还需要聘请律师协助。