小型企业需要的书面合同

书面合同的首要原因，也可以说是最重要的原因，是清楚记录各方同意履行的事项。起草得当的好合同能让每个人都清楚自己的立场：员工、供应商、房东以及企业所有者本人。 

不过，签订书面合同还有其他原因。 

• 书面合同表明您是认真的。也就是说，您很专业。它向对方表明，您是一位信誉良好的企业经营者。 

• 书面合同能对不良行为起到威慑作用。口头同意做某件事的约束力较弱。将其写下来会促使每个人更认真地考虑相关计划，因为书面合同会明确说明未能完成事项时会有什么后果。

• 书面合同更容易得到执行。虽然口头协议可能足以产生法律义务，但如果情况恶化、各方产生分歧，口头上的“同意”就很难证明。当您将协议写在纸上——或在文件上进行数字签名——便会形成一份明确无误的协议记录。一份措辞严谨的合同会提醒各方：如果未能履行自己应尽的义务，将会发生什么。

“在我筹备开店期间，要处理的事情实在太多了——租场地、联系供应商、招聘员工——我只能赶紧行动。我既没有时间，也没有钱为所有事情准备书面合同，或审查摆在我面前的合同。我想，这就是创业者的生活吧！但现在，我真希望当时能多花些时间。我的很多协议都变成了‘各说各话’的情况。”

– Jean，卑诗省穆迪港

那么，每位小企业主都应该准备哪些书面合同呢？以下是一些值得考虑的合同：

• 与员工签订的合同。其中记录了他们的薪酬、职位名称以及可享有的休假时间。书面雇佣协议还可以明确遣散费义务、排他性条款（即您的员工是否可以同时为其他人工作）以及知识产权的归属。这类协议对于确定您的工作人员是承包商还是雇员也很重要。

• 与供应商签订的合同。书面协议可以规定付款条件、排他性条款、交付期限和争议解决机制等内容。

• 经过仔细考虑的商业租约。大多数情况下，您的房东本来就会要求签订书面合同。但这并不意味着您可以直接签字——请仔细阅读！尤其要弄清楚您每月具体需要支付什么、房东必须提供什么，以及租约的期限有多长（还有您是否可以提前解除租约，以及如何解除）。

• 与客户签订的合同。咖啡店不需要与常客签订复杂的合同。但专业服务公司——例如设计师或家庭装修承包商——最好准备一份可根据每位客户情况进行调整的协议模板。关键内容包括付款条件、定金、截止日期，以及明确说明如何处理瑕疵问题的流程。

“在与一家重要供应商进行了一次愉快的沟通后，他发来了一些文件让我签字。第一份是一页的订购表，所以很容易理解。但另一份更加详细：共有八页密密麻麻的条款和条件。我当时没有花时间仔细阅读，就直接签了字。现在我们之间出现了一点小纠纷，我才知道那些条款和条件意味着我不能使用其他供应商，并且被这份协议绑定整整一年。”

– Ajeet，卑诗省 Richmond

细则：很多人一看到它就觉得头大。但在签署任何合同之前，重要的是要阅读并理解您将要承担的内容。总体来说，在您同意任何事情之前，应该能够回答以下几个问题：

• 我必须做什么？以及我可以做什么？这一区别很重要。合同中的有些事项是必须履行的，另一些则可能是可选的。例如，您可能必须在每月15日前购买100箱咖啡杯，但也可以选择在月底前以半价再购买50箱。对于您很可能必须做的事情，请留意“必须”“将会”和“应当”等词；对于可选条款，请留意“可以”或“能够”等词。

• 我何时必须付款？有时您需要预先付款；其他时候，您可以在交货时或月底付款。对于预先支付的押金要谨慎，尤其是面对您以前没有合作过的人。他们可能拿了您的钱就跑。（您当然可以起诉，但这既花钱、耗时，又让人压力很大。）

• 我可以作出更改吗？假设您这个月不需要100箱咖啡杯。您能否提前通知供应商，说明您只想要25箱，还是不允许作出更改？作为一家小型企业，您拥有的灵活性越多越好。

在签署重要合同之前，请专业人士审核，没有什么能替代这一做法。什么样的合同算“重要”？签订一份为期五年的租约通常算，而聘请一名兼职员工可能不算。不过显然，这完全取决于您企业的性质。您最清楚。

请记住，您拥有谈判筹码。您可能是小型企业主，但无论是面对新员工、供应商还是房东，您仍然有一定的谈判优势。练习保持扑克脸，不要觉得自己必须接受第一份报价。慢慢来，考虑还价以及对关键条款的调整，只有在您准备好时才签字。 

您不必从头起草合同——律师已经完成了这项工作。那么，您可以从哪里开始呢？

• 优秀的商业律师。 是的，是的，“优秀”和“律师”可以出现在同一句话里。法律服务提供模式正在改变；您所需服务的费用可能比您想象的更低。请提前获取报价，并询问其中包含哪些服务。如果您通过律师注册成立公司，他可能会为您提供优质的创业合同模板（例如与员工签订的雇佣协议）。有些律师可能只收取固定的每月法律咨询费。您只需要多比较几家。

• 在线订阅服务。 一些加拿大网站专门提供可供您在线填写的基本合同。但它们并不完美。这些合同不会根据您的具体情况量身定制，也可能并非专门适用于卑诗省（不同省份的某些合同规则有所不同）。因此，请谨慎使用。

仔细阅读每一项条款，并根据需要进行调整。如果您没有看到对您很重要的内容，就把它加进去。不要因为这是一份法律文件，就觉得它必须写得很正式：请使用清晰、易懂的语言。这将帮助每个人了解他们同意的内容。我们在这里提供了更多合同起草建议。

需要把文件一式三份签字并归档的时代早已过去。如今，电子签名加上保存在云端的副本已是常态。整理合同其实很容易，而且越早开始越好。 

不过，不要强行使用您无法长期维持的系统。以下是一些让流程更简单的小建议：

• 业务合同始终使用同一个电子邮箱地址。许多合同都是通过电子方式签署的。通过一个电子邮箱地址处理所有合同，会让您更容易找到已签署的合同。

• 一定要签字！这听起来可能有点可笑，但很容易忘记这一步，最后只留下一个文字处理版的合同副本，而由于没有人签字，它是无效的。您可以使用电子签名软件（例如 Hellosign），这类软件会帮您跟踪这类事项。

• 重命名文件。这里没有硬性规定。只要能帮助您保持条理，您觉得合适就可以。一种方法是让所有文件名都包含日期、说明和状态。例如：“2021.06.17 雇佣合同 John Smith - 最终签署副本”。但无论您怎么做，都要保持一致。以后您查找某个特定文件时，会感谢现在的自己。

• 建立适合您的文件夹分类体系。有些人会把所有合同都放进一个名为“已签署合同”的文件夹。另一些人可能会根据具体主题或日期设置不同的子文件夹。两种方法都可以；只要您用起来觉得顺手就行。